كيف أن يؤلف تفسيرا لرسالة شكوى

Share

|

الشكاوى اللفظية يحدث في اي وقت وفي كل مكان ولكن بالتأكيد ، لا يمكن رسالة خطية للحصول على مستوى الإدارة العليا قرع جرس في عملك الفعلي. إذا كانت هذه الشكوى هي الرسالة التي أرسلت إلى رئيسك في العمل بسبب عدم رضا الزبون ، أو إلى مكتب خدمة العملاء ، فإنه قد يكون صعبا للغاية. بسبب ذلك ، فمن المهم جدا أن نعرف الحقائق والرد على الشكوى في الوقت المناسب ، والحق في استخدام الكلمات ، والأهم من ذلك ، بطريقة لبقة. نضع في اعتبارنا أن الزبون ليس دائما على حق. انه قد يكون من الخطأ كذلك.

والأكثر أهمية هو أن تقوم الاستجابة للشكوى على الفور مع كامل الرسالة المؤهلين تفسير لذلك. وعليهم الانتباه مدى فعالية ذلك اشعل سيجارة القيمين بك عندما يكون الزبون أن كتب رسالة إلى الإدارة العليا تشكو لك. تذكر : كتابة رسالة تفسير نيابة عنك بالتأكيد سوف تهدأ سخطهم.

عند كتابة رسالة إلى رئيسك في العمل ، وهو إلزامي لاستخدام كل منها ، ونبرة مهذبة ، وهذه الرسالة يجب أن تكون قصيرة بقدر الإمكان ، والحق في هذه النقطة. نأخذ في الاعتبار أنك لا تملك إلا أن يشرح الجانب الخاص بك ولكن ليس للمجادلة. ومراع وردا مهذبا الرسالة سوف يساعد كثيرا تهدئة بك رؤساء أو مديري حتى لو كان ، بالتأكيد ، كنت لا توافق على هذه الشكوى ، وأنت لا تستطيع أن تفعل أي شيء حيال ذلك.

ردكم يجب أن تبدأ من خلال شرح الهدف من رسالتكم مشيرا إلى أن هذا هو توضيح للزبون المسألة. عند الإشارة إلى العملاء غير راضين ، ودائما أشير له أو لها بأنها "قيمة العميل" (ويبين أنه ، بصرف النظر عما حدث ، رأيت له أو لها بوصفها قيمة واحدة).

والخطوة التالية هي أن الدولة في التاريخ والوقت في الشكوى ، شرح ما حدث في ذلك الوقت عندما كانت الشكوى المرسلة. ثم ، وتصف بالتفصيل لماذا كنت تعتقد أنك قد "اسيئ فهمها" من قبل "قيمة العميل" وقرر أن يكتب شكواه. تذكر دائما أن لديك اتبعت كل من الإجراءات والسياسات التي تقوم الشركة وحتى اقترح بديل آخر "السلمية" حل لمشكلة العميل.

في حين انك غير مذنب ، واسمحوا رئيسك أعرف أنك تود لو كان الوضع سيكون أفضل التحقيق قبل النظر في أي التقييمات سيئة لذلك لن يحدث مرة أخرى. أشياء يجب أن تدلي بلباقة ، دون اتهام ، ولكن مع المسؤولية. كلماتك يجب أن تثبت أنك سوف تستمر لقيمة كل من العملاء عادلة وغير منصفة. ابق على الرسالة المهنية وخطيرة وكنت للتو قد يفلت من المأزق.

---