تسع خطوات لتنظيم ملفك مجلس الوزراء

Share

|

الجميع تقريبا يكره القيام التسجيل. انها ليست مجرد الملل من مهمة ان يجعل ذلك فظيعه ، ومن عذاب تواجه جميع هذه القطع من الورق التي تتطلب الخاص بك سليمان - مثل الحكمة : ابقاء هذا او انه رمي بعيدا؟ اذا كنت يبقيه ، وحيث انه ينبغي لي ان الملف؟ اذا كنت تودعه ، كيف اعرف طريقة العثور عليها مرة اخرى؟

انشاء منظمة تنظيما جيدا مكان لملفاتك سيجعل المهمة اكثر احتمالا ، ويمكن ان تساعد على اقامة الدورة العاديه ايداع الاوراق قبل ان يبني تصل الى كومة ساحقه.

(1). شراء خزانة الملفات. الدس الفواتير والايصالات وبوالص التأمين ، وغيرها من الاعمال الورقيه الحيويه الى الدرج هنا وهناك shoebox من الفوضى ويؤدي الى الفوضى. العضه الرصاصه وشراء نوعية جيدة تعليق ملف مجلس الوزراء ان يسمح الادراج الى ان اخرج الى كامل طولها. وبهذه الطريقة يمكنك ان ترى وتصل الى كل مجلد صغير مريح - لا شيء عندما كنت تحاول العمل بسرعة وكفاءه.

2 - الملف أبجديا. هما الأكثر شيوعا نظم التدوين هي منظمة حسب الفئة (المالية والقانونية والشخصيه ، وما الى ذلك) والمنظمه من قبل قائمة أبجدية. بربارة hemphill المهنيه منظم ، ومؤلف من ترويض الورقه النمر ، يجعل حالة جيدة جدا لنظام الابجديه : "هناك دائما المناطق الرمادية عندما يبدأ تصنيف. التسجيل في كل شيء بدقة الابجديه ، وليس هناك مسألة فيها نظر. "ملف وثائق ذات صلة بموجب رسالة من" مظله "الموضوع -" ر "من اجل السفر ، على سبيل المثال - حتى you'll ابدا الى التساؤل : الى أين أبحث عن ما انت بحاجة. اليك بعض الامثله على هذه الطريقة :

• في اطار ملف "ج" للسيارة : سجلات الصيانة ، دليل المالك ، والضمانات ، ونسخ من وثائق التسجيل.

• في اطار ملف "انا" للتأمين : السيارات ، البيت ، الصحة ، والحياة ، وغيرها من السياسات ، مع كل مجلد مستقل تسمية نوع من السياسة. (أنك لن تبحث عن بوليصه التأمين على سيارتك في "السياره" لان الملف تعلمون كل ما تبذلونه من سياسات هي في "التأمين" الملف.)

• في اطار ملف "ق" لامنه ايداع المربع : قائمة محتويات الصندوق. كما يمكنك استخدام هذا الملف باعتباره منطقة لتخزين الوثائق كنت تخطط لاتخاذ الى المربع في المرة القادمة التي تذهب الى البنك. حتى انك قد يبقى اساسيا في هذا الملف.

• في اطار ملف "ص" لالمطعم : أي مطعم الاستعراضات التي تريد ان تبقى ، بالاضافة الى قائمة الأصدقاء 'التوصيات ومطعم أرقام الهواتف. وهذا مجرد مثال ، بطبيعة الحال. اذا ليست المطاعم الخاصة بك العاطفه ، وربما كنت خلق اطار ملف "ق" للبرمجيات الاستعراضات ، او في اطار "ز" للحصول على معلومات عن ملاعب الغولف حول العالم ، أو مقالات عن البستنه. في اي حال ، اسم الملف وفقا لموضوع محدد. مجلد يسمى "هوايات" أو "المصالح الخاصة" سرعان ما اصبحت مكتظه وغير منظم.

(3). ايجاد subfiles. صنع ملفات منفصلة لفئات داخل الفئات (التأمين على السيارات ؛ الضرائب ، 1999 ؛ السفر ، واستراليا) وسيبقى ملفك المجلدات من ان يصبحوا بدناء وغير عملي. كما انه يجعل من الاسهل لابقاء المعلومات داخل كل مجلد المنظمه وسهلة للحصول على.

(4). حجب ما بعد الظهر. تخصيص ثلاث او اربع ساعات وسيبقى لكم من استسلام لحالات صرف الانتباه وترك المهمة قبل قيامك أحرزت تقدما كبيرا. وهي ايضا جيدة للمعنويات عندما تعلمون هناك اي نهاية في الافق. واذا كنت لا تستطيع لانهاء العمل في الدورة الأولى (وقليل من الناس سيكون) ، وحدد آخر موعد مع ملفاتك في المستقبل القريب.

5 - تعطي نفسك elbow الغرفة. سواء كنت تبدأ من الصفر او اعادة تنظيم قائم خزانة الملفات ، القيام الفرز على الكلمه او سطح المنضده الكبيرة حيث يمكنك انتشرت دون الازدحام.

6 - النوع. وهذا هو الجزء معظم الناس الفزع. ولكن عندما سبق لك ان تحدد كل بند من بنود سيتم رفعها وفقا لاسم الفرد ، والبت في الورقه التي يذهب فيها سوف يكون عبئا أخف وطأة. طباعة اسم كل ملف وفئات فرعية منفصلة عن فهرس البطاقات والشريط لتصل الى مساعدتك بسرعة سبوت الكومه حيث ينتمي كل وثيقة.

7 - الأعشاب. تكونوا دهشتها البالغة جوراسي الورقي لكم اكشف عنه : تعليمات والضمانات لأنك لم تعد المنتجات الخاصة بها ؛ انتهت كوبونات البقاله ، لكتيبات المنتجات التي لم تعد تهمك ؛ من بطاقات الأعمال. . . ان الرجل الذي كان؟ ؛ تعدد الادله من نفس الشركة. إرم ما لا يلزمك.

8 - العلامه. هذا هو عدم brainer. يكفي أن تكتب ملف مجلد علامة المقابلة لتلك فهرس بطاقات لكم المستخدمة لتصنيف (من قبل هذه المرة سيتعين عليكم عملت معظم العقد من خارج النظام وقرر بالضبط ما you'll كل ملف على الكلمه). استخدام افضل ما لديكم من الطباعه وحاد القلم ، وحتى العلامات الخاصة بك ستكون سهلة القراءة ولن التدليك او مسحة على الفرار.

9 - ملف! نقل حسابك اكوام من الورق المكتوب الى مجلدات ووضعها موضع الادراج في الترتيب الابجدي.

استخدام شنقا ملف المجلدات مع البلاستيك احتياطية تصل الأسعار بدلا من مانيلا الملفات ، والتي يمكن الانزلاق فى اسفل الدرج وبسهولة اصبح الكلب - ذو أذنين. اذا كان جهازك خزانة الملفات ليس لديها اطر معدنيه لشنقا المجلدات ، فهي سهلة لايجاد مكتب في معظم مخازن الامدادات.