معظم توصيف الوظائف تتضمن شرطا لمهارات الاتصال الفعال ، سواء الشفويه والكتابيه. للأسف ، كثير من الناس يجدون صعوبة في التعبير عن أفكارهم على الورق ، وبالتالي من الاتصال الفعال داخل وخارج منظماتهم. اليك بعض الاقتراحات لتحسين مهارات الكتابة الخاص بك :
-
اعتقد قبل ان تكتبها. يمكن ما انت بحاجة الى التواصل بشكل افضل واعرب شفهيا؟ أهم اسباب وثائق خطية هي : قرار مهم يجب ان يكون ؛ انت التعامل مع قضية معقدة ؛ المواد التي يجب دراستها قبل اتخاذ اي قرار.
-
أكتب المواد الخاصة بك في تسلسل منطقي :
-
في البداية ، دولة السبب في أنها كانت مكتوبة.
-
المقبل ، ولا سيما في حالة اجراء المذكره ، ولجميع الناس الذين يعرفون قراءة وثيقة ما هو متوقع منهم.
واخيرا ، توفير المعلومات المطلوبة من قبل القراء.
الايجاز والى هذه النقطه - مفتاح دخولك الافكار ينبغي ان تبرز بوضوح.
ابدا ترك القراء يعرفون قيمة مذكرتكم. إغراء لهم مع مقدمات مثل "هذا التقرير سيكشف كيف يمكن انقاذ الشركة يصل الى 15 مليون دولار!"
محاولة اعطاء ايجابية النتائج الايجابية على رسالتك. على سبيل المثال ، يمكنك ان يدلي ببيان مثل "سياسة الشركة تتطلب ان كنت لا دخان في مبنى" اكثر ايجابية البيان الى القول : "انت اهلا الدخان في الفناء."
وتبين للقراء كيفية توزيع المكاسب سوف تؤثر عليهم. تحويل "أنا" في "انت" يمكن ان يفعل هذا في كثير من الاحيان. على سبيل المثال ، "أنا اعلم اننا يمكن ان يوفر مزايا كبيرة على مدى المنافسة لنا" ويمكن ان تتغير الى "سيكون من دواعي سرورنا لإظهار فوائد ستتلقي".
اسمحوا الخاص بك ان تعرف القراء في جميع الاوقات ان لديك حريصة على ادراك ما هي احتياجاتهم. هذا وسوف حثهم على اتخاذ الاجراءات التي تتطلب لكم.
تبقى فقرات قصيرة ، وخصوصا اول واحد. اذا كانت المواد النووية تبدو سهلة القراءة ، ومتلقين ما سيحصل عليه في اللحوم من الوثيقة المعروضة وهم يعرفون ذلك. وتختلف مدة الفقرات طوال قطعة ، ولكن حاول ان يبقي كل منهم قصيرة نسبيا.
تفادى العرقله وثيقتكم مع التفاصيل. انقاذ الخلفية والمواد التقنيه للملحقين او التذييلات. تنبيه القراء الى حسابك وجودها عن طريق الاشارة اليها : "انظر الملحق الف"
استخدام لغة بسيطة وتجنب المصطلحات الخاصة ، ما لم يكن ذلك جزءا من حسابك قراء المفردات العاديه.
تجنب التكرار. من المهم لفت الانتباه الى الافكار عن طريق تهيئة والتنسيب داخل الوثيقة.
ارسال نسخة الى الزملاء ذات الصلة فقط. الناس الذين يحصلون على نسخ منها دون انتظار سيتم الخلط بين ايار / مايو والمشتبه لكم لعب مكتب السياسة.
النموذج الخاص بك على كتابه امثلة ممتازة. تقديم نسخ من كتابه ان الاختام لكم وابقائها على الملف.
تجنب التحيز ضد المراه في كتابه الخاص بك. التالية تقنيات مفيدة عند التعامل مع الصعبة "له / لها" المشكلة :
استخدام صيغة الجمع المواضيع. على سبيل المثال ، "المدير ان يجتمع بانتظام مع الباعه قال" يمكن التعبير عنها بأنها "المديرين ان يجتمع بانتظام مع الباعه."
استخدام ضمائر الجمع او محايدة. على سبيل المثال ، "لا يوجد انسان جزيرة" يمكن ان تصبح "لا احد في جزيرة" او حتى "نحن لا الجزر."
استخدام الاسماء محايدة بدلا من ضمائر المفرد. على سبيل المثال ، "اطلب منه ان يدري" يمكن ان يصبح "اسألوا الشخص الذي يعرف".
تجنب غيور الضمائر. على سبيل المثال ، "مدير أن يقول له الناس" يمكن التعبير عنها بأنها "مدير أن يقول للموظفين."
أكتب كما لو كنت اتكلم مع زملائك. أ المحادثة الاسلوب هو اكثر ودود ويمكن قراءتها من متكلف ، لغة رسمية.
قراءة عملكم بصوت عال لنرى ما اذا كان الامر يبدو الحق. اجراء تغييرات اذا لزم الامر ، ويقرأ بصوت عال مرة اخرى حتى يعمل.