القبول الرسمي الوثيقة

Share

|

الغرض

القبول الرسمي من وثيقة تصور موافقة الزبون ، في تقديمه ، واصحاب المصلحه الآخرين الى ان المشروع انجز واهدافها. الشكل الاكثر شيوعا من القبول الرسمي الوثيقة هي وثيقة قبول العملاء ، وإذ تعترف بأن المشروع قد تم وضع الزبون على النحو المطلوب اصلا.

طلب

القبول الرسمي يستخدم الاعتراف القانوني ان المشاريع المقرر انجازها وقد تم تسليم ما يقصد. فهو يستخدم لأشهد هذا المشروع على النحو الكامل والافراج عن المشروع الى المنظمه في المستقبل من اي التزامات. لأن من المهم بدرجه كبيرة وذات الطابع التعاقدي للوثيقه ، ومن عادة المتقدمه في وقت مبكر في المشروع واستعرض مع الزبون. ومن ثم الحفاظ عليها واستخدامها خلال مرحلة المشروع أو غلق العمليات.

المحتوى

القبول الرسمي وثيقة يمكن ان يقدم باعتباره شكلا من اشكال او رسالة. وسيقدم تفاصيل عن تاريخ منشأ المشروع ، اسم المشروع ، ودرجة (ان لم يكن المجموع) للقبول. في أن الوثيقة يتطلب توقيع العميل وعادة بدأتها المنظمه هذا المشروع ، فانه يجب ان يستهدف في نهاية المطاف يعود الى دوره المشروع بعد ان وقعت منظمة. وربما تعكس المؤقتة او اي معلم قبول الوثائق التي تم تبادلها ، ولكن ينبغي ان تكون بمثابة النهائي محددا ان يقبل العميل القابلة للتنفيذ كما ولدت.

(العميل)

وهذه الرسالة هي لأشهد ان جميع المشاريع المقرر انجازها في اطار [اسم / عدد] وقد تم تسليم وفقا للعقد / اتفاق مؤرخة [التاريخ]. الموافقات المؤقتة لهذه المشاريع القابلة للتنفيذ وتم قبول وقعت على [تواريخ]. هذا بمثابة تأكيد ان انجازها الاخير والنهائي بموجب اتفاق المشروع وقد تم نقلها ، ونحن نسعى بموافقتكم.

واذا كانت هناك اية قضايا معلقه او الاهتمامات التي لم يتم التطرق اليها

يرجى تنبيه [اسم] منظمتنا في اقرب وقت ممكن. ونحن قدرنا خدمة لكم في هذا الجهد ونحن نتطلع الى علاقة مستمرة. يرجى التوقيع على نسختين من هذه الرسالة ، واحدة لحفظ سجلاتك وعودة اخرى لنا عبر المرفقه موجهة ذاتيا ، والظرف المختوم.

[توقيع]

X______________________ (توقيع العميل (date___________________

النهج

علما ان قبول العميل رسالة لا الخوض في الكثير من التفاصيل عن طبيعه هذه العلاقة ، ونوع العمل الذي كان يجري ادائها ، ومستوى الجهد ، او خصائص المشروع. القبول الرسمى فى الوثيقة ، والسبيل الى ذلك هو الاشارة الى مصدر رئيسي الوثائق (مثل العقد) وغارنر الى الزبون التوقيع. بعض العملاء يمكن ان تتصور اي ملاحق القبول الرسمي من وثيقة تعاقديه كما اضافات او كما موافقتهم او قبول بعض جوانب السلوك او الاداء التي لم تحدد في اطار مشروع العقد أو الاتفاق.

اما بالنسبة لاختيار شكل رسالة أو لقبولها رسميا ، واكثر من رسالة يخلق شعورا بالدفء المهنيه ، في حين ان الاشكال قد يتصور الباردة او براغماتيه. كلا تخدم نفس الوظيفة ، ولكن طبيعه هذه العلاقة او الشركات البروتوكولات قد يدفع استخدام احد مقابل الآخر.

أعتبارات

لأن القبول الرسمي من وثيقة يتطلب الالتزام من جانب العميل ، وذلك بسبب التزام اصدارات المشروع المنظمه من التزامات أخرى (ما عدا تلك التي وردت في العقد) ، وبعض العملاء يمكن استخدام اصدار القبول الرسمي من وثيقة كفرصه Lastminute لانتزاع تنازلات من هذا المشروع المنظمه. ومن المهم الاشارة الى أن قبول الوثيقة يعكس المشروع كما تم التعاقد ، وعلى الرغم من المنظمات قد تختار الانضمام الى اواخر طلبات العميل ، اي تحولات كبيرة في نهج المشروع او التسليم قد تكون هناك حاجة الى الاعتراف أما العقد اضافات او داخل هيئة للقبول وثيقة رسمية.