البريد الالكتروني / البريد الالكتروني البروتوكول

Share

|

الغرض

الرسائل الالكترونيه بصورة عامة غير رسمية وثائق داخلية لتقاسم المعلومات. فهي تخلق وثيقة من وثائق السجل وتقديم التأريخ من المعلومات عن المعاملات ، ولكن ان يفعل ذلك بدون شكليات من مذكرة (انظر القسم في وقت لاحق). بالرغم من انها تعتبر غير رسمية ، البريد الالكتروني المعاملات الرسمية قادرة على نقل ثقل في اتخاذ اجراءات قانونيه وتعتبر جزءا من المنظمه سجلا تاريخيا.

طلب

رسائل البريد الالكتروني يمكن ان تستخدم في تحديد وتقريبا أي ما يقرب من اي نوع من تبادل المعلومات او نقلها. فهي تستخدم كلما كان هناك حاجة الى تبادل المعلومات بسرعة ودقة ، وبشكل غير متزامن. وهي تستخدم عندما سجل وربما يكون من المهم لنجاح الاتصالات الداره ، ولكن ليس بالضروره من أهمية تاريخية.

المحتوى

ورغم ان محتوى المعلومات من البريد الألكتروني على نطاق واسع متنوع ، وكثير من المعلومات الواردة في وثيقة الراسيات وهو متسق. ترويسه يتضمن معلومات حتى الآن ، واسم والبريد الالكتروني المرسله من طرف ، اسم (اسماء) والبريد الالكتروني (ق) من المتلقي (ق) ، والموضوع الذي شمل. مضمون المعلومات داخل البريد الالكتروني قد تكون قصيرة او طويلة الشكل. وقد يكون من رسمية او غير رسمية الطابع ، ولكن ينبغي دائما أن يعامل كما لو انه قد يكون من الحفاظ كجزء من السجل الدائم.

النهج

في صناعة البريد الالكتروني ، وهناك عدد من النهج المحتملة. مديري المشاريع في بعض المنظمات وسوف تملي "الموضوع" على شكل معلومات محددة تشمل فقط عناصر البيانات ، مثل عدد رزمه العمل ، واسم المشروع / مدونة ، و / أو طبيعه من البريد الالكتروني (سياسي ، والموافقة على طلب والاعلاميه ، وبيانات العملاء ، والنموذج المرفق). عن طريق ايجاد قواعد محددة لما هي المعلومات التي يمكن ان تدرج في عنوان الموضوع ، البريد الالكتروني الفرز والغربله يمكن القيام به بسرعة اكبر.

عينه البريد الالكتروني البروتوكول

لجميع المشاريع البريد الالكتروني ، سطر الموضوع كما يلي :

(رزمه العمل عددا) - (الاسم) - (طبيعه)

• اعداد رزمه العمل يمكن ان تستمد من wbs ، المخزنه على الشبكه المحلية فى ث : / المشروع / projectfile.mpp.

• اسم يكون اسم مجموعة العمل المعنية (سياسي ، مؤسسة الحفر) • طبيعه تكون واحدة من الفئات الثلاث التالية :

الموافقة على طلب

بيانات معلوماتيه (المرفقه)

واذا كان البريد الالكتروني ليست متصله اتصالا مباشرا محدد رزمه العمل ، وراسيه كما يلي :

(اسم المشروع) - دعم المشاريع - (طبيعه)

لا البريد الالكتروني ويجب ان يشتمل "اثر" من اكثر من اربعة الماضية البريد الالكتروني المعاملات دون موجزا لهذه المعاملات في الفقره الأولى من البريد الالكتروني.

اما بالنسبة للمحتوى البريد الالكتروني نفسها ، وبعض البروتوكولات الاساسية ينبغي اتباعها. استخدام جميع الاحرف عن اي كلمة او مجموعة من الكلمات وينظر عموما الى الصيحه. مثل هذا الاستعمال ينبغي التقليل الى أدنى حد. ايضا ، كلمة لكم كثيرا ما ينظر الى اتهامي في البريد الالكتروني المعاملات. على الرغم من انه لا يمكن التخلص منها ، واستخدامه يجب ان تكون شديدة النظر بعناية. ولأن رسائل البريد الالكتروني هي المعاملات بسرعة ويمكن بثها لعدد كبير من المشاريع الاطراف ، المتلقيه لائحة يجب ان تنحصر في تلك التي تتأثر مباشرة البريد الالكتروني للمعلومات.

أعتبارات

الفوريه البريد الالكتروني على حد سواء هو مصدر اذى ونعمة. ومن المفيد في هذا المشروع البيئة بسبب كثرة الحاجة لنقل المعلومات الفوريه. ويمكن الضاره لانها في بعض الاحيان تشجع "ساخنه" دون استجابة من الوقت للنظر في الاثار البعيدة المدى المترتبة على هذه الاستجابة. بضع رسائل البريد الالكتروني هي الحاسمه حتى ان مدته 5 دقائق فترة تهدئة لا يمكن ان تطبق. في بيئات فيها حساسيات عالية او فيها البريد الالكتروني ولدت في شواغل الماضي ، وهذا الانتظار قد صنعا.