ضربة البداية جدول اعمال الاجتماع

Share

|

الغرض

فان ضربة البداية الاجتماع هو واحد من أكثر العناصر الحاسمه للمرحلة التخطيط ، لان هذه هي الجلسة التي يجري اعضاء الفريق ، ومديري المشاريع ، والبائعين ، والزبون جمع للمرة الاولى معا. وهي فرصة لتمهيد السبيل للفترة المتبقية من العلاقة. وهكذا فان ضربة البداية جدول اعمال الاجتماع تصبح واحدة من اولى وثائق التخطيط الصحيح ليكون عالميا مشتركة مع جميع اصحاب المصلحه المشروع. ويقدم الخطوط العريضه لماذا سيحدث في الاجتماع ضربة البداية.

طلب

أ ضربة البداية جدول اعمال الاجتماع هو المستخدم الداخلية والخارجية معا اجتماعات ضربة البداية لاعلام المشاركين حول المواضيع التي ستغطيها ، الجدول الزمني ، والقصد العام من الاجتماع. ومن المنصوص عليه ، مسبقا ، الى جميع المشاركين لتمكينهم من الوقت لتقييم النهج والاجتماع لتحديد ما اذا كانت هناك اي معلومات تكميليه فإنها ستحتاج الى جمع من انعقاد الجلسة.

وهذه الاجتماعات يمكن استخدامها داخليا لضمان ان جميع المشاركين ان ينقل نفسه رسائل الى العميل. أنها يمكن أن تستخدم مع اصحاب المصلحه الخارجيين لبناء شعور الاثاره عن المشروع والتأكد من ان المشروع رؤية المنظمه لجهد متحالفه مع رؤية العميل. الداخلية والخارجية ضربة البداية الاجتماعات عادة اجتماعات مختلفة مع اهداف مختلفة. العناصر المشتركة لتشمل كل جهد لبناء الفريق وتوضيح أهداف المشروع.

المحتوى

ضربة البداية الاجتماعات يجب ان تشمل لمحة عامة عن المشروع والمشروع نهج المنظمه لتسليم المشروع. ولكن كثيرا ما يتيح الاجتماع الأول (وفي بعض الحالات ، الا) الفرصة لجميع اصحاب المصلحه من المشروع على ان يكون عرض وتوضيح ادوارهم في المشروع. مخطط لضربة البداية جلسة حصريه بل يمكن ان يشمل ايضا الكثير من الانشطه الاولية والتخطيط كذلك.

ضربة البداية عينة الاجتماع جدول الأعمال

1.0 محة عامة عن المشروع والترحيب

الترحيب الذي هو في كثير من الاحيان التي اجراها مدير المشروع ، ولكن هذه المهمة قد تندرج ايضا الى رفيع المستوى التنفيذي داخل المنظمه. وتفضل بعض المنظمات قد رفيعة المستوى المسؤولين التنفيذيين يعرض المشروع الى اعطاء المشاركين احساس المستوى النسبي لاهمية الجهد المبذول.

النظرة العامة المقدمة هنا ينبغي ان تستفيد مباشرة من العقد ، وبيان العمل ، او مذكرة التفاهم التي تقود هذا الجهد. وبالرغم من ان المشروع نهج المنظمه لعمل يمكن ان يناقش على مستوى رفيع ، وهذا هو بيان عام نطاق والقصد.

2.0 مقدمات : الادوار والمسؤوليات

مقدمة من اعضاء الفريق وادوارهم قد يتيح الفرصة لبناء فريق الانشطه. اعضاء الفريق ان تحدد ليس فقط منظماتهم ، ولكن ايضا لطبيعه العمل الذي يقومون ستجرى على المشروع ؛ وهذا قد يوفر فرصة لبناء العمل الجماعي من خلال الانشطه المشتركة مقدمات (وبعد الحديث مع اعضاء الفريق وعرض كل منهما الآخر (أو عن طريق أخرى مقدمة نهج خلاق.

وبغض النظر عن طبيعه المقدمات ، وينبغي لها ان تكون مقيده الوقت ؛ على خلاف ذلك ، فان هذا النشاط يحتمل ان تؤثر على ما تبقى من جدول أعمال الاجتماع لم يكن رصد ومراقبة جيدا.

3.0 المشروع القصد

هذا العنصر يمكن ان تجري من قبل العميل و / أو راعية المشروع. انها عرض وجهات نظرهم بشأن ما يعتقدون ان انجاز هذا المشروع وكيف سيتم انجاز هذا الجهد. ويتيح هذا العميل و / او تقديمه لعرض رؤيتهم للاوضاع منظمتهم بعد استكمال المشروع. كما يمكن أن تكون بمثابة تأكيد للنهج المنظمه المشروع باعتبار ان الاجتماع لا يزال مستمرا.

4.0 القصد ف & آ

بعباره مختصرة ، محدودة زمنيا لطرح الاسءله والاجابه الدورة تسمح الجهات المعنية لتأكيد فهمهم للنوايا المشروع.

5.0 نهج المشروع

هذا العنصر سيقوم بها مدير المشروع او يعينه لاستعراض المشروع كيف تعتزم المنظمه من اجل تحقيق المشروع القصد. هذا وينبغي إجراء استعراض رفيع المستوى من مجموعة متنوعة من عناصر المشروع ، بما في الجدول ، والالتزامات المشتركة (بين المشروع والمنظمات الزبون) ، واستراتيجيات الاتصالات لضمان تحقيق افضل النتائج الممكنة. وكثيرا ما يكون هذا هو عنصر واحد أطول من ضربة البداية الاجتماع.

6.0 النهج ف & آ

بعباره مختصرة ، محدودة زمنيا لطرح الاسءله والاجابه الدورة تسمح الجهات المعنية لتأكيد فهمهم للمنهج المشروع.

7.0 اندلاع الاستعراضات

في المشاريع الكبيرة ، ومن الضروري في كثير من الاحيان الى الخروج على الحضور الى كل مجالات المشاريع او المجموعات الوظيفيه لاتاحة المجال لاجراء تحليل أكثر تفصيلا للنهج. اذا كان هذا هو الحال ، مدير المشروع ينبغي ان يكون لها ممثل المباشر على كل من subteams ، مع ان القصد انها سوف تقدم تقريرا عن النتائج التي يتوصلون اليها والمناقشات التي دارت في تلك المجموعة. هؤلاء القادة بالفريق سيكون بمثابة مجموعة اصغر الميسرين ، وينبغي ان يكون اعد استعراض ما سوف تناقش ونطاق الجهود مشروعهم.

8.0 اندلاع ف & آ

بعباره مختصرة ، محدودة زمنيا لطرح الاسءله والاجابه الدورة بالفريق يسمح لاعضاء يؤكدون فهمهم للما قيل في اندلاع الاستعراضات.

9.0 التزامات أصحاب المصلحه

خلال النية ، والنهج ، واندلاع الدورات ، والمشروع التزامات كبيرة وغالبا ما تقدم ، بما فيها وعود لأيصال الدعم ، وثائق ، أو الموارد ضمن اطار زمني معين. كما اجتماع دورته تقترب من نهايتها ، وهذه الالتزامات يجب ان تكون موثقه واستعرض لضمان التوصل إلى فهم مشترك للما هي الانشطه وبانتظار ما هو الاجراء الذى سوف البنود تحتاج الى معالجة.

10.0 التقدم والخطوات المقبلة

مدير المشروع او كبار المسؤولين التنفيذيين ان نغلق الجلسة بتكرار الخطوات المقبلة على هذا المشروع ، بما في ذلك اي نشاط كبير في الاسبوع المقبل او الشهر. ينبغى ايضا ان تكون هناك خلاصة من الانجازات التي تحققت خلال الاجتماع الى تعزيز قيمة مجموعة النشاط.

النهج

تبعا لنطاق المشروع ، وعقد اجتماعات من هذا النوع ايار / مايو الماضي بعد ساعة او عدة ايام. في اي حال ، على تحديد مدتها ينبغي ان تعكس النسبيه المشروع وحجمها وتعقيدها. 6 - إ الاسبوع المشروع تنطوي 3،000 اعضاء فريق ايار / مايو ، بدافع الضروره ، ضرورة أ 2 - في اليوم ضربة البداية. أ 2 - السنة المشروع مع فريق مكون من ثلاثة فقط قد تحتاج ساعة او ساعتين من استعراض للحصول على المشروع الذهاب. وبالاضافة الى ذلك ، فريق المشروع ينبغي ان تكفل الحق فى الاجتماع المنعقد حاليا. ضربة البداية اجتماعات داخلية تسمح لفهم مشترك للعمليات الداخلية ، والاتصالات ، والتفاعلات في مجتمع حر ومفتوح للبيئة. ضربة البداية الخارجية اجتماعات دمج العملاء والمنظمات المشروع ، وعلى هذا النحو ، وبعض الرسائل التي يجب ان تصاغ من حيث ان تكون مقبولة في كل البيئات. نهجا أكثر حذرا لتقاسم المعلومات هو الذي يقتضيه ضربة البداية الخارجية الاجتماع.

أعتبارات

دعوة الى اجتماع ضربة البداية ويمكن اعتبار وسام الشرف من قبل أولئك الذين توجه إليهم الدعوة ، لأنه يدل على دورهم في هذا المشروع كافيا لتبرير الدعوة. وهكذا ، وضربة البداية الاجتماع الدعوات قد تصبح مشحونة سياسيا ، لان بعض الممثلين سيريد ودعت الى ان تكون ببساطة التأكيد على وضعها السياسي الداءمه في المنظمه (ق). ينبغي وضع معايير واضحة فيما يتعلق الذين ينبغي ان يحضر الاجتماع حتى ان المنطق الذي استخدم في انشاء قائمة لا لبس فيها بالحضور.

ايضا ، في حين ان ضربة البداية اجتماعات داخلية تسمح للتدفق الحر للمناقشة حول مكائد التنظيمية الداخلية ، والخارجية ضربة البداية لا ينبغي للاجتماعات. وفي بعض الحالات ، وسيكون من الضرورى لاعضاء فريق المدرب (خاصة من الباطن) عن ما هو مناسب للمناقشة في الاجتماع الخارجية ضربة البداية وليس ما هو.