خطة الاتصالات

Share

|

الغرض

الاتصالات وتنص الخطة على الاتجاه الذي ينبغي ان يكون اصحاب المصلحه مناقشة المشاريع التجارية مع اصحاب المصلحه الآخرين فيها ، والادوات التي ينبغي استخدامها ، والدرجة التي ينبغي تقاسم ، وتوثيقها ، وتخزين تلك المعلومات. بسبب عدد من اصحاب المصلحه المنخرطين في مشروع واحد والأدوار المختلفة ، وخطة الاتصالات ينظم المشروع من خلال الاتصال اتباع نهج متماسك لتقاسم المعلومات. ومن حرجة يمكن انجازه لعملية التخطيط.

طلب

خطة الاتصالات يشارك فيه علنا مع جميع اصحاب المصلحه الداخلية المشروع لمساعدتهم على فهم كيفية التواصل وينبغي معه. لأصحاب المصلحه الخارجيين المشروع ، خطة الاتصالات هي عادة ترشح لتقديم معلومات وثيقة الصلة فقط لدورها واستخدامها.

ومن الناحية المثاليه ، ينبغي ان تكون قائمة بنيت في برنامج جداول بيانات التي تتيح للمستعمل فلتر اصحاب المصلحه من خلال وسائط الاتصالات ، اتصالات ، والتواتر ، او فئة اخرى حسب الاقتضاء.

خطة الاتصالات ينبغي ان تعكس والاتصالات وفقا لما تمليه العقد ، مذكرة تفاهم ، او بيان من العمل ، فضلا عن اي بروتوكولات اخرى ان اصبح واضح خلال تطور المشروع. مختلف المشاركين في المشروع سوف يستخدم خطة الاتصالات في طرق مختلفة :

• مدير المشروع استخدامات الاتصالات خطة لضمان قيام مختلف اصحاب المصلحه ندرك رسائلها الى كل المسؤوليات الاخرى والى المنظمات.

• اعضاء فريق استخدام خطة الاتصالات بوصفها مجموعة الاتصال قائمة والدليل ، والتي لها مصلحة في أنواع الاتصال المفضلة من جانب مختلف المستخدمين.

• الادارة العليا والعملاء يمكن استخدام نسخة مختصرة من خطة الاتصالات ولكي نكون واضحين عندما توقع على بعض التقارير والوثائق ، وللمعلومات الاتصال على النقاط الاساسية للاتصال.

المحتوى

خطة الاتصالات هي مصفوفه من المعلومات ، عادة يبنى في برنامج جداول بيانات مع البيانات التالية :

• اسم صاحبه المصلحه ؛

• الاتصال الابتدائي ؛

• الاتصال الثانوي ؛

• الهاتف ؛

• البريد الالكتروني ؛

• البريديه معالجة ؛

• يفضل الاتصالات واسطة ؛

• افضل وقت ؛

• وتيرة الاتصال.

لانه مبني في شكل جدول بيانات ، خطة الاتصالات يمكن فرزها واعادة ترتيب في مجموعة متنوعة من الطرق. اذا أنواع الاتصال (مركز التقارير ، واجتماعات فريق) هي الأهم ، انها قد تكون العمود الاول ، تلتها وتيرة الاتصال واصحاب المصلحه (المتلقين والحاضرين ، على التوالي). اذا القرب المادي هو مسألة من المسائل ، قد يكون الاعتبار الاساسي البريدي عنوانا بريديا ، والتي يمكن ان تفرز لتحديد اصحاب المصلحه التي هي مشتركة في مناطق أو مواقع.

الاتصالات بسبب الاعطال غالبا ما لا الجذور في سوء الاتصالات ، ولكن بسبب عدم وجود الاتصالات ، ان فكرة "افضل وقت" للاجتماعات ، تقارير ، اتصالات ، والمكالمات الهاتفية امر بالغ الاهميه. اذا كان بعض اعضاء فريق المشروع لا يمكن الا ان حضور الاجتماعات قبل 3 مساء بسبب الاهتمامات الشخصيه ، وخطة اتصالات المشروع ينبغي ان تبرز تلك المصالح. اذا كان الزبون ابدا المتاحة قبل ظهر 10 لمكالمات هاتفية ، وهذه الشواغل ينبغي ان يلاحظ كذلك.

النهج

خطة الاتصالات هي واحدة من اكثر متاحة للجمهور من وثائق المشروع. لأنها بمثابة اطار لفتح الاتصالات بين اعضاء الفريق ، الزبون ، واصحاب المصلحه الآخرين ، والانتقاص منه نسخ كاملة من وثائق قد تكون موجودة ، وهذا يتوقف على الجمهور. اذا متفاوتة الصيغ المستخدمة ، وشكلا من اشكال السيطرة على النسخه (سياسي ، خطة كاملة = 1.0 ، 1.1 = الزبون مختصر ، 1.2 = ادارة مختصرة) ينبغي ان يطبق.

خطة الاتصالات بمثابة أكثر من مجرد دليل الهاتف. وهو يوفر معلومات عن الاتصالات الاحاسيس والحساسيات من جميع من اشراك أفراد.

أعتبارات

وفي حين أن الخطة هي متاحة على نطاق واسع ، هي ملكيه بعض اصحاب المصلحه عن معلومات الاتصال بهم ، وهذه الشواغل ضرورة ان تحترم. خطة الاتصالات لا ينبغي ان تصبح وسيلة لأولئك الذين يرغبون في بث المعلومات بشكل عشوائي الى جميع الاطراف في المشروع. وينبغى ان تستخدم لتركيز الاتصالات على اساس ما هو مطلوب.