ادارة المشاريع التكنولوجيات السمعيه

الاجتماع عبر الهاتف

Share

|

الهاتف المؤتمرات هي وسيلة شاءعه التجارية ، ولكن عمق ومتنوعة من النهج قد تغيرت في السنوات الأخيرة. عدد من سنوات مضت ، وبعد اكثر من اربعة أو خمسة أفراد على شاشة التلفزيون قد يعتبر غير عملي. الآن ، تكنولوجيا تتيح القدرة على ان تشمل المئات او حتى الالاف من الاشخاص على الدعوة الى مؤتمر واحد. هذا على نطاق واسع للتحاور وكثيرا ما يؤيد الانترنت ، وعرض على الخط العرض ، الى جانب وجود المناقشه التي يقودها حفنة من الافراد على شاشة التلفزيون الافتراضيه "المرحلة". يمكن للمشاركين طرح الاسءله من خلال شبكة الانترنت وصلة ، ولكن لا يزال من الممكن مناقشة يهيمن عليها في تلك التهمة.

التقليدي على شاشة التلفزيون من عدد قليل من اللاعبين الرئيسيين لا يزال شائعا ايضا. في كل من هذه السيناريوهات ، ومفتاح التنفيذ الناجح هو معرفة متى يكون من المناسب للاطراف في الكلام وكيف انها لادارة ميكانيكا الدعوة. ولعل أصعب جوانب التداول بالنسبة لكثير من الناس هو ان ننسى انهم المشتركة المجامله العاديه من الهوية الشخصيه (سياسي ، "هذا هو روجيه مرة اخرى ، واعتقد..."). ونظرا للتشويه الكامنة في العديد من أجهزة الاستقبال والهاتف العادي ، وكثرة الهوية الشخصيه امر ضروري للحفاظ على تدفق المعلومات واضحة.

وحتى عندما يتم التغلب على التحديات التقنيه ، على شاشة التلفزيون وقد الاصيل صعوبة تفتقر الى وجها لوجه الاتصال (كما تفعل معظم التكنولوجيات الناءيه). على هذا النحو ، في مؤتمر الأطراف ينبغي ان نسأل لتوضيح اي وقت هناك أي شكوك بشأن ما يقال. مضمون المؤتمر الكلمه ينبغي ان تكون محددة بوضوح في بداية الدعوة وينبغي تحديد اهداف واضحة لمضمون كل عنصر. واذا كان المحتوى يتطلب دعم الوثائق ، وثائق من هذا القبيل ينبغي ان ترسل (عبر الفاكس ، والبريد الالكتروني ، أو نشر البريد) قبل الدعوة ، وينبغي ان يكون هناك premeeting التأكيد على ان الدعم لم يتم تلقي الوثائق. الدعوة ينبغي ان تعامل على انها لقاء ، مع جدول اعمال واضح ، والمحادثة مع كل موجة في جدول الاعمال. لأن يدعو المؤتمر يمكن ان يحصل مربكه من حيث هو الذي يتحدث واي اشارات انها قد تجعل ، في اي وقت في جدول الاعمال هو أو تعديله أو إلغائه ، وينبغي ان يكون هناك تعريف واضح للهدف الجديد موضوع المناقشه.

قواعد واضحة للسلوك ينبغي ان تنشأ فيما يتعلق عندما يكون مناسبا في الكلام ، ويقاطع ، أو الانضمام إلى المحادثة. ومن المهم ايضا وضع البروتوكولات الاساسية لمثل هذه الاشياء البسيطة كما وضع المؤتمر على "تحميل" (حيث "عقد" الموسيقى قد تصبح الالهاء) ، واضعين على الهاتف اخرس (التي بدونها المشتركين ضجيج في خلفية الاحداث قد ينمو تطاق) ، أو التعرف على نفسه في بداية كل الناطقه "بدوره". واذا كان بعض المشاركين ان هناك مجرد الاستماع ، قد يكون من الضروري على فترات طوال الدعوة الى تأكيد وجودهم او اشتراك دائم من خلال دعوة من الاسماء او بسيطة على مركز مراقبة) سياسي ، "بوب؟ هل انت لا تزال معنا؟ ").

يدعو المؤتمر يمكن ان تصبح كبيرة الالهاء ، لان المشتركين لديها القدرة على ان تبتعد عن الموضوع (كما يفعل أي اجتماع). يدعو المؤتمر يمكن ان تسبب الاحباط اذا كان المشاركون اساءة تفسير نغمة الصوت اثناء المحادثة. مناقشة وينبغي قياس وحتى ، والمتكلمين ان تبذل جهدا مكثفا للتقليل الى أدنى حد ، وسرعة الكلام. دون سياق هيئة اللغة وتعبيرات الوجه لدعم اللغة ، ويمكن ان يساء تفسيرها بسهولة. على هذا النحو ، أي وقت هو الدعوة الى عقد مؤتمر ينظر اليها على انها تسبب سوء فهم ، وهذا الموضوع في متناول اليد
وينبغي ان يوضع جانبا مدة طويلة تكفي لتوضيح السياق العاطفي من المشاركين وفهمهم للما يقال.

البريد الصوتي

بالنسبة للبعض ، البريد الصوتي هي التكنولوجيا المفضلة للادارة المشاريع. كما مع البريد الالكتروني ، وهو يتيح لغير تزامني الاتصال ويفتح الباب لنقل المعلومات في نزوه او الاراده. كما مع البريد الالكتروني ، ومع ذلك ، كما أن له سلبيات في آن استخدام بعض الافراد لانها في غير موضعها أو الزاءده. البريد الصوتي هو الأكثر فعالية (كما هو الحال مع جميع الاتصالات تقريبا) عندما تكون هناك اجراءات واضحة حسب الطقوس التي يتعين اتباعها. الحد من الآماد ، وتوضيح معلومات الاتصال ، وتوفير جميع المعلومات بايجاز يمكن جعل البريد الصوتي الخبرة الان اكثر ايجابية. الفشل في انشاء مثل هذه المبادئ التوجيهيه يمكن ان يؤدي الى تضارب وسوء الفهم.

المكالمات الهاتفية

المكالمات الهاتفية التقليديه يقصد بها لسرعة نقل المعلومات بشيء من العجله. ويمكن ان تستخدم كذلك لتوضيح المسائل التى لم تكن احال بفعاليه في شكل رسوم بيانية او مكتوبة. فهي تستخدم بشكل تحرري في الاعمال التجارية الحديثة ، ولكن ينبغي ان يقتصر على الحالات التي يكون فيها موسع سجل وثائقي ليست ضروريه او حيث الوقت هو بيت القصيد. كما يجوز ان يكون استخدامها على نحو ملائم عندما المرسل ليست فعالة في تبادل المعلومات عن طريق الكلمه المكتوبة.

طبيعه المكالمات الهاتفية وينبغي أن تكون مختصرة وتوضيح. محاولة طويلة - اي شكل من اشكال استعراض المشروع اهمية عنصر من خلال مكالمه هاتفية تدعو الفرصة للخلافات وسوء التفاهم حول ما قيل او كيف كانت المعلومات التي نقلها. الكلاسيكي "he-said/she-said" انواع الحجج التي يمكن ان يكون الدافع وراء سوء اختيار محتوى لاجراء مثل هذه المناقشات.
على الهاتف ، لا سيما في واحد - واحد - على المحادثات ، وعدم وجود هيئة أوراق صوت اللغة وحدها لحمل الرسالة. لبعض المرسلين ، وجودة الصوت ليست قضية. للآخرين ، وهي نوعية الصوت الرتيب لصوتهم قد تكون طبيعية ، ولكن ما يجوز تفسيره بأنه يجري ملل. سريع النار كلمة قد تفسر على انها عدوانيه ، والافراط في الكلام بطيءه ببساطة قد يحبط الاستقبال. ينبغي ان يكون هذا النهج واحد من لهجة التخاطب ، الى جانب وجود رغبة في ان تتحلى بالصبر والاستماع الى الردود بدقة قبل توفير التغذيه المرتده.

واذا كان المقصود هو الدعوة الى ان تكون مكونا من مكونات المشروع المحضر الرسمي ، فانه ينبغي ان تعقبه مؤكدا البريد الالكتروني ، مذكرة ، او الهاتف سجل دخول. سجل الهاتف ، واذا أبقي ، وليس اكثر من سجل مرات متتابعه ، والتواريخ ، والمكالمات ، وطبيعه الدعوات.

ولعل اهم الاعتبارات الحديثة تأتي مع استخدام جهاز هاتف خليوي. الميكروفون على هذه الهواتف هي حساسه للغاية ، ولكن بعض المستخدمين لزاما علي ان اتكلم بصوت عال الى لهم لأن من الاجهزه 'الحجم والوزن. بسبب التحسينات فى التكنولوجيا الخلويه ، وهذه الهواتف في كثير من الاحيان يكون أعلى نوعية وأفضل ميكروفون سلكي حساسيه من وحدة وينبغي ان تعامل بنفس الطريقة (مع وجود مستوى معقول من الخصوصيه المطلوبة).