كيفية تصميم فعال مكتب ادارة المشاريع

Share

|

منظمة انشاء او تطوير مشروع ادارة مكتب (pmo) يجب بالضروره ان تنظر في مجموعة من ابعاد ومسؤوليات مثل تلك التى نوقشت في هذه الدورة التعليميه. وفي كثير من الحالات ، المنظمات بشكل غير نظامي تتصارع مع عملية التصميم. ان هذه المادة تقترح مجموعة إقامة pmo يمكن اختصار عملية تصميم pmo ، التي سوف تتناسب مع متطلبات واولويات منظماتهم ، من خلال اتباع نظام منهجي تقييم الابعاد المذكورة هنا ، واعتماد تصميم افضل الخيارات التي تلبي احتياجاتهم.

كما نقل الى "ادارة المشاريع" تصبح اكثر شعبية في المنظمات ، كما ان هناك تحركا نحو اقامة pmos لدعم ادارة المشاريع. دور هذه pmos متنوعة ، ومتنوعة ، ولكن عموما تشمل وضع معايير ومنهجيات لإدارة المشاريع. في كثير من الاحيان ، وهذا الدور هو توسيع نطاقه ليشمل جوانب المشروع وادارة الموارد البشريه واحيانا لتشمل المسؤولية عن تنفيذ المشاريع.

تواجه بمهمه انشاء مكتب المشروع ، المسؤول التنفيذي او فريق يجب تحديد الادوار والمسؤوليات التي يضطلع بها المكتب. بعض الكتاب قد حددت عدة انواع من المشروع مكتب تصميم مثل pmo بوصفها مستودعا للمعارف وادارة المشاريع ، او مكتب المشروع كلجنه فنية تابعة للمجموعة المسءوله عن ادارة المشاريع. ومع ذلك ، فإن هذه النماذج بالغ في تبسيط تنوع التصاميم التي هي ممكنة. هذه المادة يؤكد ان هناك تقريبا بلا حدود مجموعة من التصاميم ممكن.

وتعرض أطارا لتصميم مشروع المكتب الذي يكون مناسبا لاحتياجات المنظمه. عدد من الابعاد الرئيسية والمسؤوليات التي ينبغي النظر فيها هي المحددة. لقد كانت هذه تنقسم الى : العوامل التنظيمية ؛ مسؤوليات الموارد البشريه ؛ المسؤوليات من اجل تحديد معايير لادارة المشاريع ؛ مسؤوليات تنفيذ المشاريع ؛ والاستراتيجيه المسؤوليات. هذه الابعاد والمسؤوليات وتناقش من حيث ان الخيارات المتاحة ، والاسباب الداعيه الى اعتماد تصميم معين. هذه الدورة التعليميه ويتخذ الموقف أنه لا يوجد أحد مثالي لتصميم وpmo ان تصميم أ pmo داخل منظمة ما ينبغي (وسوف) ثم تتطور مع الزمن كلما التنظيمية متطلبات واولويات التغيير والمنظمه المشروع النضج والكفاءات التغيير .

العوامل التنظيمية

نقطة الانطلاق في انشاء وتصميم مكتب ادارة المشاريع هو تحديد دور والسلطة التنظيمية للمكتب. بعض هذه العوامل التنظيمية ويجوز تكليف من جانب السلطة التنفيذية او جماعة انشاء مكتب ، ولكن في كثير من الاحيان وهم المكرره بوصفها pmo يتطور. وهذه العوامل هي المحوريه الى

ادوار ومسؤوليات pmo أ. فيما يلى بعض من العوامل الاساسية لتصميم يتعين معالجتها في إنشاء وتصميم pmo.

ترتيبات الإبلاغ

الابلاغ عن وجود علاقة pmo عامل مهم في تحديد الصلاحيات والأدوار المحتملة للpmo أ. مجموعة متنوعة من ترتيبات الابلاغ هو ممكن. أ pmo يمكن انشاء ما مجموعه مستقلة تقدم تقاريرها مباشرة الى الرئيس او اللجنة التنفيذية. وهذا يحتمل ان تزود المكتب مع قدر كبير من السلطة والاستقلال. وبدلا من ذلك ، يمكن ان يقدم الى pmo تنفيذي وظيفي داخل الادارة. وهذا يوفر قدرا من الاستقلال ولكن ربما لا يزال يقدم الفريق مع قدر كبير من السلطة. الابلاغ الترتيب يمكن ان يكون في المستويات الدنيا ؛ ولكن في هذه الحالات ، يكون دور للpmo عموما يصبح اكثر تقييدا لمجالات معينة من عمليات المنظمه.

بالاضافة الى ترتيبات الابلاغ الخارجي ، وهناك مجموعة متنوعة من التقارير الداخلية الترتيبات الممكنة التي قد تؤثر في ادوار pmo أ. على سبيل المثال ، في مناطق جغرافيه متفرقه المنظمات ، وهناك فوائد في اقامة منفصلة pmos. هذه pmos تقرير محليا ولكن قد يكون المنتسب الى اخرى او pmos التقرير الى مركزي pmo. مصفوفه علاقات الابلاغ هي ايضا مشتركة.

المواقع التنظيمية

Pmos كما يمكن انشاء قائمة بذاتها او مجموعات يمكن ان تكون جزءا من المجموعة الوظيفيه مثل تكنولوجيا المعلومات (وهي) أو العمليات. عادة ، أ pmo سيكون مركز وظيفي في المجموعة مع رئيس الحكومة الملكيه للمشاريع. على سبيل المثال ، في المؤسسات المالية التي تعتمد اعتمادا شديدا على تكنولوجيا المعلومات وتطويره ، pmos غالبا ما توجد في مناطق عليه. هذا وقد صالح باحضار pmo الوثيق لتنفيذ المشروع المجالات ؛ ومع ذلك ، يمكن ان تكون هناك سلبيات pmo عندما ينظر اليه على انه هو ايضا يتأثر تأثرا كبيرا في المجموعة الوظيفيه التى يوجد بها مقر. توسيع الترتيب الى الابلاغ عبر الوظيفيه اللجنة التوجيهيه يمكن التغلب على هذا القلق.

مشاريع في نطاق

وثمة تباين كبير في نطاق المشاريع التي يمكن ان يكون لها pmo المسؤولية. Pmo المسؤوليات يمكن ان تشمل جميع المشاريع التي تضطلع بها المنظمه ؛ جميع المشاريع التي تضطلع بها مجموعة وظيفيه معينة مثل انها ؛ أو مشاريع من نوع معين. نطاق المسؤولية ينبغي ان يكون وثيق الانحياز الى احتياجات المنظمه. عادة ، عندما pmos هي أنشئت لاول مرة ، محصورة ضمن نطاق المنظمه. هذا هو في كثير من الاحيان جزءا من "تثبت نفسك" استراتيجية باعتبارها منظمات تقدير قيمة نهج منظم لإدارة المشاريع. Pmos يجوز انشاء لالتقدم ولا سيما الاولويات التنظيمية. فعلى سبيل المثال ، انشأت العديد من المنظمات pmos للاشراف وتنفيذ المشاريع الخاصة. وبالمثل ، pmos وقد انشئت لدعم مشاريع التحول التنظيمي او التنظيمية لتسهيل عمليات الشراء. مشاريع في نطاق عادة تتطور مع مرور الوقت للتفكير في تغيير الاستراتيجيات التنظيمية وكذلك ادارة المشاريع التنظيمية النضج.

ملكيه الموارد

أ pmo يمكن ان تعمل كدوله مستقلة مع فريق ولاية للاشراف على المشاريع ولكن دون التأثير على السيطرة المباشره للمشاريع. وفي هذه الحالات ، pmo يمكن ان تكون صغيرة جدا في الحجم. وكبديل لذلك ، يمكن pmo "الخاصة" للموظفين الذين يضطلعون المشاريع. هذا يمكن ان يقتصر على امتلاك المنظمه ومديري المشاريع ولكن قد تمتد بقدر ما تملك المنظمه مجموعة من المشاريع مجموع الموارد. كل هذه النماذج قد اعتمدت. ويتوقف الاختيار على مدى يتوقع ان المشاركة المباشره في المشاريع.

دائم او مؤقت مكتب

أ pmo يمكن انشاء اما بصورة مؤقتة او دائمة المكتب. مكتب مؤقت يمكن تشكيلها لادارة معينة أو مجموعة من المشاريع. على سبيل المثال ، عدد من المنظمات أنشئت pmos الى نظرة عامة على مبادرات سنة 2000. هناك أمثلة أخرى تشمل ادارة حيازه او ادارة رئيسيا التحول التنظيمي المشروع. كان الحافز لمكتب مؤقت هو دعم مجموعة من المشاريع التي يكون لها مدة زمنيه محددة الأجل. مكتب دائم يكون ملائما لدعم مشاريع المنظمه على اساس مستمر.

ورغم ان المنظمه قد مبدئيا اعتماد نموذج المؤقتة ، واثبتت قيمة البنية التحتية التي انشئت في كثير من الأحيان يؤدي الى pmo تعطي اتساع المسؤوليات واستمرار الولايه.

وحجم الميزانيه

وبالاضافة الى المباشره في ملكيه المشروع والموارد والميزانيه والموظفين الموارد الاساسية هي العوامل التنظيمية التي يتعين معالجتها. ومن الواضح ، ان الموظفين والميزانيه فان هناك حاجة الى زيادة كما مسؤوليات وقدرات من هم pmo الموسعه.

الموارد البشريه المسؤوليات

أ pmo يمكن ان تكون لها مجموعة واسعة من الموارد البشريه ذات الصلة المسؤوليات. هذه المسؤوليات يمكن ان تتراوح بين أي مسؤولية عن الموارد البشريه الى الدور حيث pmo يأخذ على طائفة واسعة من الموارد البشريه والمسؤوليات لموارد المشروع. توسعية هذه الأدوار يمكن ان تحدث سواء في حالة عندما موارد المشاريع التقرير مباشرة الى pmo وفي الحالات التي تكون فيها الموارد تقرير مستقل لمختلف الفئات الوظيفيه. امكانات الموارد البشريه مسؤوليات أ pmo تشمل ما يلي.

التوظيف والاختيار

أ pmo يمكن ان تكون لها المسؤولية عن اختيار وتعيين موظفي المشروع. هذا قد يكون مقتصرا على مجموعة ضيقة من المواقف مثل مديري المشاريع أو انها يمكن ان تشمل قطاعا عريضا من موارد المشروع. تعيين واختيار الموظفين ويوفر فرصة ليكون لها اثر كبير على ادارة المشاريع ثقافة المنظمه ، لضمان ان تتماشى مع المهارات المكتسبه في نطاق المشاريع ، واختصرت الى تطوير مهارات ادارة المشاريع.

التدريب ومنح الشهادات

Pmos يمكن ان يتخذ بشأن دور ادارة المشاريع وتوفير التدريب لموظفي التنظيمية. انهم ماجستير ذ يفعل هذا عن طريق توفير هذا التدريب انفسهم او انهم قد يسهل من خلال هذا خارج البائعين. وفي هذه الحالات ، يكون دور عموما سوف تشمل اختيار البائعين. كما يمكن ان تشمل مسؤوليات الشهاده من مديري المشاريع.

أ pmo قد حدد الحد الادنى من المعايير التى يجب على الموظفين لتحقيق تكون مختارة او الترويج لها باعتبارها مديري المشاريع ، او مجموعة لإدارة المشاريع اعتماد الطريق داخل المنظمه. فعلى سبيل المثال ، يمكن ان نتفق على ان منظمة خارجيا فقط المعتمدين مديري المشاريع بتسميه مديري المشاريع. التدريب واصدار الشهادات pmo مع توفر فرصة مهمة لتطوير وتعزيز مهارات ادارة المشاريع.

التقييم والترقيه

تقييم شاملين لمديري المشاريع وغالبا ما تنص على أن التحديات ليست حاضرة في التنظيم القائم على الشكل الهرمي التقليدي. مديري المشاريع غالبا ما ينتقلون بين المشاريع وبالتالي بين مختلف مقدمي ومديري. وهذا يجعل من الصعب تحقيق الاتساق والشموليه للتقييم. أ pmo يمكن ان تلعب دورا رئيسيا فى عملية التقييم عن طريق توفير نماذج مناسبة والمبادئ التوجيهيه والعمل كجهه تنسيق ونقطة تجمع للحصول على تقييم من مجموعة متنوعة من المديرين. هذا الدور يمكن توسيعها لتشمل يجري مسؤولا عن اتخاذ توصية او الترقيات. الحاجة لهذه الادوار على النحو الزيادات حركة مديري المشاريع عبر مشاريع متنوعة الزيادات.

توفير الموارد للمشاريع

وهو دور يمكن ملء pmos هو تنسيق وتوفير الموارد لدعم المشاريع. هذا يمكن ان يقتصر على تخصيص مديري المشاريع ، ولكن قد تمتد الى توفير فرق المشروع بأكمله. حسب حجم المنظمه ومشروعها مجمع الموارد الزيادات ، وهناك حاجة متزايدة لادارة الموارد بشكل منتظم. ويشمل ذلك كلا من ادارة وتوافر الكفاءات. على سبيل المثال ، في مجموعة كبيرة حيث انه قد يكون هناك مئات من العاملين مع مجموعة متنوعة من المهارات ، ومن المهم ان نعرف متى تكون متاحة للموظفين ومهارات الموظفين ان يكون من اجل تحقيق اقصى استفادة فعالة من الموارد. وهذا يسهل المواءمه بين الموارد والاحتياجات والتقليل الى الحد الادنى من الموارد العاطله. وهو دور pmos فرت هو الحفاظ على المشروع من الموارد ومستودع لاستخدام هذا لادارة المشروع تخصيص الموارد. في مجمع الموارد مع المئات او حتى الالاف من الموارد ، ويصبح هذا العمل الكبير. حتى في اصغر مجموعة الموارد ، وعدم اليقين المرتبطه بتنفيذ المشاريع والأولويات المتنافسه في المنظمه يمكن ان يجعل هذه مهمة شاقة.

تسجيل الوقت

أ pmo يمكن ان تكون لها مسؤولية ادارة بنظام تسجيل الوقت. وهذا الدور يمكن ان تشمل اختيار اداة لتسجيل الوقت وتتبع الوقت الذي تستغرقه. هذا وقد يشمل ذلك ايضا تحليل استخدام الموظفين او الوقت التي ستحمل على احد الزبائن ، واستخدام ضد الميزانيه ، الخ هذه الادوار هي الاكثر اهمية في المنظمات الكبيرة والمنظمات حيث وقت الموظفين لادارة الفواتير التي تقدم لها الخدمات.

التخطيط الوظيفي

أ pmo يمكن ان يكون لها دور في دعم التخطيط الوظيفي للمنظمة موارد المشروع. هذا الدور يمكن ربط الموارد البشريه مسؤوليات اخرى مثل التوظيف ، والتدريب ، واصدار الشهادات ، وتقييم ، وتخصيص الموارد. أ pmo ، من خلال مراقبة وادارة هذه العوامل ، يمكن ان تلعب دورا مهما في التخطيط الوظيفي - سواء من المنظمه والفرد المنظور. هذا وقد القيمه ، سواء في دعم نمو الفرد وفى بناء القدرة التنظيمية.

ادارة شؤون الموظفين

ادارة شؤون الموظفين ، مثل ادارة العطلات والاجازات المرضيه والجداول ، وادارة المرتبات والعلاوات ، الخ ، ويمكن ان يكون للدور الذي pmo هو المسؤول. لأسباب لها pmo الاضطلاع بهذه الادوار تشمل تحرير المشروع ومدراء البرامج من هذه اليوميه المسؤوليات على نحو أفضل من تركيز جهودها على تنفيذ المشاريع.

البائع ادارة خارجية

Pmos كثيرا ما تتعرض لمجموعة متنوعة من البائعين الخارجية بسبب الدور المركزي الذي تلعبه في مجموعة متنوعة من المشروعات. وهذه قد تشمل وكالات التوظيف ، ومقدمي الخدمات ، والمعدات والبرمجيات والبائعين والاستشاريين في مجال الادارة ، الخ التعرض المتعددة التي تأتي من هذه التفاعلات قد pmos مكان في وضع يمكنها من حيث هي أقدر على إدارة العلاقات مع هؤلاء البائعين.

تقديم المشوره والنصح

أ pmo قد توفر رسمية او غير رسمية والنصائح والارشاد لموارد المشروع. وهذا الدور يمكن ان يكون مفيدا بشكل خاص لدعم مشروع جديد لادارة الموظفين ، مثل منظمة عندما تقوم بانشاء ادارة المشاريع او الموظفين الجدد المعينين.

المسؤوليات من اجل تحديد معايير ادارة المشاريع

انشاء ادارة المشاريع هي معايير مشتركة لدور pmos. هذه مجموعة من المسؤوليات وتتيح الفرصة لpmo التأثير على الكيفيه التي تقوم بمشاريع المنظمه. هذه المسؤوليات يساعد على وضع التنظيمية لمشاريع البنية التحتية. وهذا يمكن ان يوفر على حد سواء مباشرة وتأثيرا غير مباشر على المشاريع.

وضع منهجيات ادارة المشاريع

وهذا الدور يمكن ان تشمل اي منهما ، او كلاهما ، في تنفيذ المشاريع وتحديد المعايير ودورة حياة المشروع التي تحدد المعايير. الاول يتعلق بوضع معايير لبنود مثل الوثائق ، والتقارير ، وتوقع الموازنه ، وادارة القضايا ، وما يتصل هذا الاخير الى تعريف ، عادة ، على مستوى رفيع ، وسلسلة من انشطه المشروع سيمر (سياسي ، جمع الاحتياجات ، وتصميم النماذج ، إشارة الانطلاق ، وبناء واختبار ، وبدء تنفيذه).

تحديد المنهجيات التي ستستخدم بها هذه المشاريع تشكل قوة كبيرة في التأثير على كيفية منظمة يتعهد مشاريعه. ومن ثم ، في كثير من الاحيان مسؤولية رئيسية بالنظر الى pmo عندما pmo المنظمه تتوقع ان يكون لها تأثير كبير على تحسين تنفيذ المشاريع.

توفير نماذج

هذه المسؤولية صلات وثيقة لوضع منهجيات. من خلال توفير نماذج لانشطه المشروع مثل استئجار ، مركز التقارير ، وتقييم المخاطر ، ووضع الميزانيه ، وادارة القضايا ، واستعراضات ما بعد التنفيذ ، أ pmo جدا يمكن ان يكون لها تأثير مباشر على كيفية ادارة المشاريع. نماذج يمكن ان يوفر توجيها صريحا جدا على ما هي العمليات التي يتعين اتباعها. وهذا يمكن المنظمه التي هي جديدة لادارة المشاريع على وجه السرعه الى وضع معيار العمليات في المكان.

توفير أدوات لإدارة المشاريع

توفير الادوات على حد سواء مباشرة وغير مباشرة لتأثير على كيفية ادارة المشاريع. أدوات يمكن ان تتراوح بين النماذج (التي نوقشت أعلاه) ، الى "الجاهزه" البرامج الحاسوبيه لادارة المشاريع ، الى أدوات لإدارة المشاريع حسب الطلب.

توفير مستودعات

اخر المسؤولية المحتملة لpmo هو انشاء وصيانة مشروع المستودعات. وهذه يمكن ان تشمل الادله المشتركة الحاسوب لتخزين وثائق المشروع مثل مركز التقارير والميزانيات ؛ ادلة من اجل الحفاظ على جميع وثائق المشروع ؛ ومصدرا رئيسيا لل"افضل الممارسات" والمشاريع العملية القابلة للتنفيذ. اتجاه حديث في هذا المجال هو انشاء مواقع الويب أو الإنترانت.

تنفيذ المشاريع المسؤوليات

المسؤوليات لتنفيذ المشروع او التسليم يرتبط على نحو وثيق ملكيه الموارد. أ pmo ان "تمتلك موارد ،" عادة مديري المشاريع او مشروع مجموعة الموارد ، عموما يأخذ على قدر كبير من المسؤولية لانجاز المشاريع. أ pmo ان المسؤولية عن تنفيذ المشاريع وسوف تتطلب خبرة في ادارة المشاريع طائفة من مجالات المعرفه وعمليات ادارة المشاريع. Pmos كثيرة لا تملك هذه المسؤولية المباشره. هي اكثر مسؤولياتهم المباشره ، وتركز على دعم وبناء القدرة على ادارة المشروع عن طريق التأثير. ولكن ، حتى في هذه الحالات ، سيتعين pmos عادة المسؤولية عن بعض العمليات الرئيسية.

ومسألة ادارة المخاطر

أ pmo يمكن اعطاء شاملة لادارة المخاطر الدور. هذا قد تختلف عن وضع معيار لادارة مخاطر العمليات في الواقع الى تسهيل اجراء المشروع او ادارة المخاطر. أسباب تجعل هذا pmo ، بدلا من المشروع ، والمسؤولية ويمكن ان تشمل ادخال الاستقلال ، عبر تقديم المزيد من مدخلات المشروع ، وبناء خبرة تخصصيه.

ادارة القضايا ، مثل ادارة المخاطر ، والمسؤولية يمكن ان تنقل الى pmo من المشروع. واسباب ذلك هي مماثلة لتلك التي تتحرك لادارة المخاطر.

اثر وادارة التغيير

المسؤولية لتقييم آثار المشاريع على الجهات المعنية - العملاء ، والموظفين ، والمساهمين - يمكن اعطاء الى pmo. أ pmo كونها بؤرة لنشاط المشروع يمكن ان يكون في وضع جيد لتكون قادرة على فهم آثار المشاريع ، سواء على بعضها البعض وعلى اصحاب المصلحه. فعلى سبيل المثال ، pmo قد تكون قادرة على نظرة عامة اثار مستقلة تماما عن مبادرات العاملين لما له من وجهة نظر. المشاريع الفرديه قد لا يكون لها نفس القدرة على تقييم هذه الآثار. وبالمثل ، وتحليل وفهم التغيرات التنظيمية التي تتسبب المشاريع يمكن ان تكون مسؤولية خاصة تلائم pmo أ. المحتملة لpmo إلى لها دور مفيد في ادارة الآثار والتغييرات الزيادات كمنظمه حجم حافظة المشاريع وتنمو.

الاتصال

تعرض احد pmo مشاريع متعددة ليضعها في موقف جيد لكلا ادارة الاتصالات بين المشاريع ، وبين المشاريع واجزاء اخرى من المنظمه. وهذا الدور يمكن ان تمتد الى توفير معلومات محدثة عن مشاريع التنفيذي لفريق تنفيذي. ويمكن الاتصال بوساطه اما عن طريق الاتصال المباشر من خلال توفير مثل الرسائل الاخباريه والعروض ، أو غير مباشر عن طريق توفير الوصول الى المشاريع المشتركة مثل المستودعات او ادلة مواقع الانترانت. هذه الأدوار أصبحت أكثر أهمية بالنسبة لاكبر المنظمات او مع المنظمات العديد من المشاريع. وفي هذه الحالات ، pmo لديه القدرة على تقديم تلخيص وركز نظرة عامة على المشاريع.

مراجعة المشروع

كبرى دور محتمل للpmos هو مراجعة تطبيق معايير ادارة المشاريع. ويمكن ان يتم ذلك على جميع المشاريع او قد التركيز بوجه خاص على "اهمية كبيرة" المشاريع. ويمكن ان يتم ذلك عن طريق تقييم رسمي او انها قد تكون مستمرة الدور الرقابي للpmo أ. بعض المنظمات إستخدام العادي عمليات مراجعة الحسابات الداخلية ، ولكن البعض الآخر منها ان تختار استخدام pmos يرجع الى الخبرة في ادارة المشاريع على ان هذه الجماعات قد تكون.

التركيز على المشاريع الكبرى او الخاصة

أ البديل عن الدور الذي يمكن ان يكون pmo في تنفيذ المشروع هو اعطاء pmo مسؤولية اعدام لمجموعة مختارة من المشاريع. ويمكن ان تشمل هذه المشروعات الكبرى ، والمشاريع التي تحتاج الى عنايه خاصة مثل مشاريع حساسه سياسيا ، أو مجموعات من المشاريع ذات الصلة.

المسؤوليات لاستراتيجية الاعمال التجارية

في مثل تلك المنظمات في القطاعات المالية والاتصالات ، التي لديها قدر كبير من الاستثمار المستمر في التكنولوجيا ، وغيرها حيث نفقات المتصله بالمشاريع تستهلك جزءا كبيرا من الميزانيه التقديريه ، pmos هي المثاليه التي تقع على اتخاذ موسع على الدور الاستراتيجي.

وهذا الدور المركزي ، بالاضافة الى التعرض لدورة حياة متعددة من المشاريع والبدء في التخطيط والتنفيذ لاقفال ، اماكن pmos في وضع فريد يمكنها من اتخاذ دور استراتيجي رئيسي في المنظمات. الاستراتيجيه مسؤوليات أ pmo يمكن أن تشمل ما يلي.

جمع من المبادرات

أ pmo يمكن ان يكون بمثابة نقطة مركزية لجمع مقترحات المبادرة. وهذا الدور يمكن ان تشمل تقديم نماذج ومبادئ توجيهية لمساعدة هؤلاء تقديم مقترحات.

تقييم المشاريع

Pmos يمكن ان تكون نقطة مركزية لتخطيط المشاريع. وسيشمل هذا التقييم للمقترحات ضد مختلف المعايير. ويمكن ان تشمل هذه المعايير تقييم العوامل مثل التكاليف ، الفوائد ، صالح الاستراتيجي ، والآثار اصحاب المصلحه ، وتقييم المخاطر ، وتوافر الموارد الآثار ، والعلاقات مع المشاريع القائمة والجداول.

المشروع تحديد الأولويات

Pmo فإن الدور الذي يمكن ان يشمل ايضا وضع اولويات لتلقي المقترحات. وقد يكون هذا من التكلفه / المنفعه او غيرها من منظور مالي ، وانما يمكن ان تشمل ايضا تحديد الاولويات من خلال تقييم المشروع توافر الموارد ، وتقييمات الاثر المشروع ، وتقييم المخاطر.

تخطيط المشاريع وجدوله

Pmos يمكن ان يلعب دورا رئيسيا فى تخطيط المشاريع الفرديه عن طريق توفير الادوات المناسبه وقوالب. ولكن ، بسبب تعرضها لمشاريع متعددة ، pmos هي في وضع مثالي لتنسيق المشاريع والبرامج بأكملها. مشاريع قد يكون المخطط والمقرر عن طريق تنسيق المهام والتبعيات ، ولكن يمكن ايضا ان تتضمن الموارد وتأثير الاعتبارات.

الموافقة على المشاريع والتمويل

امتدادا للدور تحديد الاولويات وجدولة هو الموافقة الرسمية ودور التمويل. أ pmo لا يمكن ان تحل محل الاخرى مجموعات تنظيمية في التخطيط او ادارة المنظمه الميزانيات التقديريه والانشطه. ومع ذلك ، فهي مثالي لتنسيق وتسهيل هذه العمليات.

مشروع رصد ومراقبة

وبمجرد ان تبدأ المشاريع ، أ pmo يمكن ان يتخذ على دور مشروع رصد التقدم. هذا هو بالفعل دور مشترك pmos. من خلال تنفيذ واستعراض حالة الابلاغ العاديه ، pmo قادرا على رصد عناصر مثل التكاليف ، واستخدام الموارد ، وتوقيتها ، والتقدم ضد الخطة. تقدم هذه المعلومات كأساس لممارسة الرقابة على المشاريع. الاجراءات العلاجيه التي يمكن اتخاذها على المشاريع التي لا تستوفى التكاليف وغيرها من اهداف الخطة.

ادارة حافظة المشاريع

امتدادا للرصد ومراقبة هو دور ادارة حافظة المشاريع. أ تأخير ، او تقدم سريع ، في مشروع واحد يمكن ان يوفر فرصا لمشاريع اخرى. وبالمثل ، رصد مجموعة من المشاريع تتيح سرعة استجابة لتغير الأولويات التنظيمية ؛ الموارد يمكن تحريكها من مبادره واحدة الى اخرى ، او نطاق او الوقت الاولويات يمكن تعديلها.

خاتمة

هذه المادة قد نوقشت طائفة واسعة من العوامل التي ينبغي النظر فيها في تصميم pmo. مما لا شك فيه ان هذه القائمة ليست شاملة - في الواقع ، فمن غير المرجح ان يكون من الممكن تحديد جميع العوامل ذات الصلة التى يمكن لجميع المنظمات. ولكن ، هل تشمل قائمة رئيسي مجموعة من العوامل التى تعد ذات اهمية لتصميم pmos. كل سيتعين على المنظمه ان مجموعته الخاصة من الاحتياجات. من خلال النظر في العوامل التي نوقشت ، وهي منظمة لديه الفرصة لاختيار منهجي تصميم مجموعة من العوامل التي ستساعد في تلبية احتياجاته أنه في مرحلة معينة من الزمن.

تصميم pmos امكانيات تكاد تكون بلا حدود. أ pmo يمكن أن تصمم بحيث يكون مقيد تماما المسؤوليات ؛ او pmo يمكن انشائها ان يكون لها دور رئيسي في التخطيط ، والسيطرة ، وتنسيق للمنظمة حافظة المشاريع وادارة الموارد مشروعها. منهجيه تقييم امكانيات التصميم ، تستطيع المنظمه بسرعة اختيار التصميم الذي يلبي احتياجاته.