دور ادارة المشاريع في ادارة المعارف

Share

|

ادارة المعرفه (كلم) ويشمل جمع وتنظيم ، وتوزيع المعرفه التي تراكمت على مدى فترة من الزمن لأغراض تحسين وزيادة قدرة شركة ميزة تنافسية. هذه المعرفه هو اكثر من مجرد الوقائع والبيانات. ومن المعلومات التي جمعت والخبرة وتطبيقها لتحقيق الاهداف الشامله للشركة.

الدراسات الاستقصاءيه التي تقوم بها شركات الأبحاث انها تكشف شعبية كلم. على سبيل المثال ، دراسة استقصاءيه 500 من المهنيين من دلفي المجموعة كشفت ان اكثر من 50 في المئة من المجيبين قد بدأت تنفيذ كلم ، واكثر من 80 في المئة رأى فيه إسهاما رئيسيا لشركاتهم. ووفقا لشركة dataquest ، كم نمت من 2.7 مليار دولار من السوق في عام 1997 إلى 5 مليارات دولار واحد في عام 2000. مزايا عدة وقد نسبت إلى كم ، وتشمل :

- التعامل مع "الرمادية" حالات بثقه اكبر - تشجيع المزيد من التعاون فيما بين المستخدمين - تحديد افضل الممارسات

- تحسين القدرة على المنتج وعملية الابتكار - زيادة الكفاءات من المستخدمين الموجودين - التقليل الى أدنى حد من الآثار السلبيه لدوران الموظفين - الاستجابة بصورة فعالة من حيث التكلفه لالبيئات المتغيره بسرعة

أ كلم المشروع هو تنفيذ تخصصات ادارة المعرفه ، الادوات ، والاساليب لبناء منظومة التي من شأنها ان تحقق اهداف وغايات محددة. التحدي ، بالطبع ، هو على جمع وتنظيم وتوزيع المعرفه لتحقيق الاهداف والغايات التي غالبا ما تكون غامضة ولما كان تعريف كلم. وهذا يمكن ان يؤدي الى زحف نطاق والزبون يريد ويغفل ، في نهاية المطاف ، وتعيث فسادا على التكلفه ، والجوده ، او الجدول الزمنى الاداء.

الغموض المحيطة كلم ، في العام ، ويتجلى من خلال المسح 100 من مديري ومن جانب informationweek. خمسة واربعون في المئة من المجيبين انه قال ان الادارة ليس لديها فهم واضح للكلم أو لا يعلم ؛ 56 في المئة من المجيبين قال من الادارة العليا للشركة لم يكن يعلم. كل هذا يؤدي الى استنتاج بسيط واحد : فرصة لادارة المعارف المشاريع المنتهيه في الفشل الكبير.

والتحدي ، اذن ، هو ضمان ان كلم اكتمال المشاريع في الوقت المناسب والكفء ، وبطريقة فعالة. ادارة المشروع هي طريقة لفعل ذلك بالضبط.

ادارة المشاريع

ادارة المشروع هو تطبيق المفاهيم والأدوات والتقنيات لانجاز المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانيه وفي الوقت نفسه تلبية احتياجات العملاء. فهو يتطلب تنفيذ اربع عمليات اساسية للادارة المشاريع :

(1). التخطيط هو البت في المشروع مسبقا ما سوف يحقق ، على وجه الدقه تحديد الخطوات اللازمة لانجاز عليه ، وتحديد متى تبدأ وتنتهي كل خطوة.

2 - هي تنظيم استخدام الموارد بكفاءه وفعالية في حين ان تنفيذ الخطة.

(3). المسيطر هو تحديد مدى جودة خطة يجري تنفيذها. (4). رائد هو تحفيز الشعب لتحقيق اهداف المشروع.

كم يجعل ممتازة المرشح لادارة المشاريع ، وبالنظر الى سجل الاخرى تكنولوجيا المعلومات (وهي) مشاريع. معظم المشاريع التي تفشل لاسباب متنوعة ، منها :

- توسيع نطاق الزاءده - عدم وجود جداول ذات مغزى - سوء الاتصال

- كفريق الفقراء

- سوء فهم متطلبات - تقديرات غير واقعيه

- خطط غير واقعيه

- تعريف أهداف غامضة

وبطبيعة الحال ، والقائمة لا تنتهي. النقطه الاساسية هي ان كم المشاريع برئيس المرشحين لتطبيق ادارة المشاريع. مقرونه بنتائج الماضى والغموض المحيطة ادارة المعرفه ، وادارة المشاريع ، يصبح أكثر حتميه لنجاح المشروع.

التخطيط

التخطيط ينطوي على قيامه بهذه الخطوات الحاسمه :

- اعداد بيان عمل (صو)

- العمل على وضع انهيار الهيكل (wbs)

- تقدير الوقت والتكاليف

- اعداد جداول

- أداء ادارة المخاطر

اعداد بيان للعمل كما يسمى سو ، وهذه الوثيقة هي عقد بين مدير المشروع في بناء نظام كلم والمتلقي ، أو الزبون. من منظور كلم ، والزبون في كثير من الأحيان داخل مجتمع المستخدمين وفريق المشروع يأتي في المقام الأول من انها منظمة.

وبالنظر الى الغموض المحيطة كلم ، أ صو منطقي ويمكن ان يمنع مجموعة من سوء الفهم الذي يحيط الوظيفيه للأ كلم نظام لاداء المسؤوليات والمهام المحددة. أ جيدة وكتبت سو نهائي يوفر اساسا مفيدا للتخطيط الف كلم المشروع. صو نموذجي يتكون من العناصر المبينه ادناه :

عناصر نموذجية صو

العنصر	مثال
مقدمة	غرض النظام ونطاقه
	القيود (الجدول الزمني والميزانيه ، ونوعية (التكلفه اللازمة لتطوير وتنفيذ
	فان كلم النظام ، وتاريخ الانتهاء
المسؤوليات	المسؤوليات من أجل التقاط والمعرفه
	أداة اختيار
المتطلبات	العميل توفير الخبراء الموضوع
المقرر انجازها	مستودع التكوين والتوثيق
التواقيع	مدير المشروع ، المشروع الابطال ،

تطوير العمل انهيار الهيكل كما يسمى wbs ، اعمال انهيار الهيكل هو من اعلى الى اسفل ، الى العام هرمية محددة سرد عناصر من الف كلم نظام ومهام كل منهما الى اكمال. فعال wbs يصل الى مستوى من التفصيل يمكن ان تطور ذي مغزى الجدول الزمني ، ويجعل القيمه تقييمات التقدم ، ويضمن اكتمال المهام. أ ارشادي هو ان ادنى مستوى من المهام في wbs لا يمكن ان تتجاوز 80 ساعة لإكمال ، او ما يعادلها من اسبوعين من العمل من اجل التفرغ يعادلها.

تقدير الوقت والتكاليف القيمه الحقيقية للنهائي wbs هو استخدامها في تقدير الوقت والتكاليف لكلم المشروع. وهو يوفر مستوى الحبوبيه يمكن ان تقبل "rollups" على مستويات مختلفة من التتبع والرصد.

فإن تقدير للوقت وينبغي ان يشمل تطبيق النقاط الثلاث التقدير. وهذا النهج يمكن ان تقلل من التأثيرات الهاءله من أقصى التفاؤل والتشاؤم التي كثيرا ما ترافق التقديرات. ومن ثم ، فان النقاط الثلاث تقدير يقلل الميل الى المبالغه. النهج الأفضل لتطبيق هذا النهج هو تقدير لها الافراد الذين يؤدون المهام التي تفعل تقدير. شعب المنتدبين ، ولكن ، غالبا ما تكون غير متاحة ، حتى مدير المشروع يجب ان التقديرات الاولية. بغض النظر عن ذلك ، ثلاثة عن كل المتغيرات المهمة للنظر هي :

(1). الاكثر تشاؤما ، وهو الوقت اللازم لاكمال المهمة في ظل اسوأ الظروف

2 - أكثر الناس تفاؤلا ، وهو الوقت اللازم لاكمال المهمة في ظل ظروف مثاليه

(3). على الارجح ، وهو الوقت اللازم لاكمال المهمة في ظل ظروف طبيعية

ثلاثة متغيرات هي توصيلها الى صيغة لاستخلاص الزمنية المتوقعة : يتوقع معظم الوقت = متشائم + 4 (على الارجح) + اكثر الناس تفاؤلا / 6 مثلا : 144 + 4 ساعات (60 ساعة) + 50 / 6 = 72.33 ساعة

ومن المتوقع فى الوقت ثم عدلته في المئة الى ألف حساب للانقطاع ، الغياب ، وأحيانا أخرى غير منتج لا علاقة لها اداء المهام :

مثلا : 72.33 × 1.07 = 77.39 ساعة

بعد تقدير ، ومقدر لكل مهمة يترجم المنقحه في وقت يتوقع تدفق الوقت لوضع الجداول. الوقت هو عادة مقسمة الى ثمان ساعات وحدات :

مثلا : 77.39 / 8 = 9.7 ساعة

مع الوقت التقديرات ، ومدير المشروع وعندئذ يمكن حساب التكاليف باستخدام ساعات. في كثير من الأحيان ، وهي مثقله معدل تستخدم لعمل والتكاليف غير المباشره التي يمكن ان تضاف الى هذه المهمة.

اعداد جداول الجمع للزرع ، wbs ، وتقديرات يوفر الاساس لتطوير هادف ، والجدول الزمني المتكامل للكلم المشروع. الخنزيره يوفر مواعيد الزاميه ؛ فان wbs يوفر قائمة المهام لأداء ؛ وتغطي هذه التقديرات طول الفترة الزمنية لاداء كل مهمة.

الجدول الزمني هو وضعت في بادئ الأمر عن طريق تحديد التبعيات ، أو تسلسل منطقي ، ومن بين المهام وثم تطبيق تدفق مرات لكل واحد. هو في نهاية المطاف نتيجة حساب عن كل اربعة تواريخ مهمة :

(1). البداية المبكره ، والتي هي اقرب وقت ان هذه المهمة يمكن ان تبدأ في 2. اوائل النهاية ، والتي هي اقرب وقت ان هذه مهمة يمكن ان تنتهي 3. تأخر بدء ، وهو آخر الوقت ان المهمة يمكن ان تبدأ في 4. أواخر النهاية ، وهو آخر الوقت وهي مهمة يمكن ان تنتهي

اعلاه مواعيد مهمة لأنها لا تشير الى المرونة المتاحة للانطلاق وانجاز المهام ، ودعا الى تعويم ، ولكن ، في توتو ، وتحديد المسار الحرج. المسار الحرج في شبكة الرسم البياني هو اطول الطريق ، وبعد من اليسار الى اليمين ، ولا تسمح بالمرونه في الجدول. الانزلاق في المسار الحرج الاراده ، وبالتالي ، يؤدي الى الانزلاق في الانتهاء من المشروع في الوقت المحدد.

المنفذ ادارة المخاطر لأن كلم المشاريع تواجه العديد من المتغيرات ، وادارة المخاطر ضرورى للغاية. شأنها في ذلك شأن جميع المشاريع ، وبعض المخاطر لديها أعلى لاحتمال وقوع وجود مستوى أكبر من تأثير اكثر من غيرها. مدير المشروع الذي يؤدي لادارة المخاطر يمكن ان يزيد من احتمالات نجاح المشروع عن طريق تحديد التدابير اللازمة بأن هناك حاجة الى انشاء للرد على بعض المخاطر التي تؤثر في التكاليف ، والجدول الزمني ، ونوعية. وها هي بعض المخاطر ان العديد من المشاريع التي يمكن ان يواجهوها كلم ويمكن ان تؤثر التكلفه ، والجدول الزمني ، ونوعية :

- الفشل في الحصول على إدارة الشراء في

- عدم ربط كلم الى نظام التوجيه الاستراتيجي للشركة

- عدم القدرة على الحصول على موظفين لتبادل المعارف - عدم وجود المتطلبات التفصيليه

- الافتقار الى التكامل بين التنمية وادوات

تنظيم

وقد خطط جيدة امر ضروري ولكنه قليل الفاءده بدون وجود البنية التحتية لتنفيذها. مشروع البنية الاساسية ويتكون من عناصر كثيرة ، مثل فريق المنظمه ، المسؤولية مصفوفه ، دليل المشاريع ، والاجتماعات ، والبرمجيات.

فريق منظمة تجمع مجموعة من الناس وانها تدعو الى فريق ليست كافية. هيكل ضروري لالتقاط الطاقة والتآزر والى خلق قناة سواء في الاتجاه الصحيح. لأن كلم ما زال في مهده ويتطلب مشاركة عدد كبير من المتخصصين ، ومن المهم تحديد مسؤوليات واضحة وعلاقات الابلاغ.

المسؤولية المصفوفه فان wbs تخصيص الموارد وتوفر الاساس لبناء مصفوفه المسؤولية. المصفوفه هو ان رسما بيانيا يوضح العلاقة من العمل الذى يتعين القيام به وعلى المشاركين في المشروع. مزايا المصفوفه هي انه بابلاغ المسؤوليات لأداء مهام محددة ويحدد مستويات المشاركة. مديري المشاريع يمكن ان يختار من اصل اعرب المصفوفه ، بمعنى ان يتلقى الشخص الا ان جزء من المهام سعادة او انها هي المسءوله عن انجاز ، او انها لا يمكن ان توزع في مجملها الى الجميع.

دليل المشاريع الجميع على احتياجات المشروع من الوصول الى بعض البيانات لاتمامها بنجاح. واذا كانت المعلومات غير متوافره عادة ، المشاركين تستهلك الوقت والطاقة العثور عليه ، وبالتالي الحد من كفاءتها وفعاليتها.

احدى الطرق لضمان توافر المعلومات اللازمة لانشاء المشروع الالكتروني أو دليل في شكل نسخ مطبوعة. ويرد ادناه موجز لدليل المشاريع النموذجيه.

مخطط نموذجي دليل المشاريع

مقدمة

ازاء هذا دليل كيف ان يبقيه الحالية

خطة

بيان من مسؤوليات العمل والجداول

معايير وثائق

السرد الوثائق فلوتشارتينج

السياسات والاجراءات

Companywide المشاريع والسياسات والاجراءات والسياسات والاجراءات

خدمة دعم مهام ومسؤوليات وثائق

تقارير

إشكال

قوائم الاتصال مسرد

التذييلات

اجتماعات لكلم المشروع ، وهناك ثلاثة انواع اساسية من الاجتماعات : حاجز الاستعراض ، استعراض الوضع ، والموظفين. حاجز للاستعراض وتعقد هذه الاجتماعات في معلما رئيسيا نقطة في الجدول ، مثل الحصول على المعرفه من الخبراء الموضوع. والغرض من ذلك هو تحديد مدى النجاح في المشروع تقدما ، وذهب ما لم يذهب جيدا ، واذا كان للمضي قدما. مركز استعراض وتعقد اجتماعات منتظمة. والغرض من ذلك هو جمع وتقييم الوضع على اداء المشروع من حيث التكلفه ، والجدول الزمني ، ونوعية الاساس ، مثل الاجتماع معلما رئيسيا في تاريخ الجدول. اجتماع للموظفين ، ايضا ، وتعقد بانتظام مع فريق المشروع ونخبة من المدعوين. والغرض من ذلك هو مناقشة القضايا وتبادل المعلومات ، مثل التحديات التقنيه في بناء نظام كلم.

البرمجيات بوصفها مشروعا الزيادات في الحجم ، وكذلك الحال بالنسبة لتعقد في ادارته. برامج جيدة يمكن ان تساعد في التعامل مع التعقيد. ويمكن ان تتضمن برمجيات الجدوله ، كلمة تجهيز البرنامج ، أو حزمة متطوره لادارة المشاريع مثل مشروع لمايكروسوفت ويندوز primavera المشروع المخطط. ومن المهم ان نلاحظ ، مع ذلك ، ان المشروع البرمجيات لن يضمن النجاح ولكن يمكن ان يساعد في تحقيق النجاح. وبغض النظر عن نوع او حجم المشروع ، واذا كان مدير المشروع لا يعرف كيفية استخدام البرمجيات او يؤهل قواعد البيانات مع بيانات زاءفه ، ثم احتمالات نجاح ينخفض بشكل كبير. البرمجيات يجب ان تطبق على نحو يزيد من الاسترداد ، ويقلل من النفايات.

السيطرة على

بصرف النظر عن دقة للخطة ، وممارسة السيطرة من الضروره المطلقة لأحضر كلم المشروع الى نهاية ناجحه. ويشمل التحكم في أداء هذه الاجراءات الاساسية الأربعة :

(1). مركز لجمع وتقييم

2 - تتبع ورصد

(3). التخطيط لحالات الطوارئ

(4). اعادة التخطيط

مركز لجمع وتقييم وجود خطة في مكان هو شيء واحد ؛ المنفذة بكفاءه وفعالية وهو أمر آخر. مركز جمع هو جمع بيانات عن التكلفه ، والجدول الزمني ، ونوعية وثم تحويل تلك البيانات الى معلومات - أي شيء مفيد. المعلومات ثم استخدامها في تقييم التقدم المحرز حتى الآن visà تجاه الخطة. الانشطه الرئيسية لتقييم الاداء وتحديد وتقييم الفرق. الفرق هو الفرق بين ما ينبغي ان يحدث ما يصل الى نقطة زمنيه وعلى ما قد حدث بالفعل. تقييم سلبي هو عادة احد ان يغفل رئيسي الجدول التاريخ او التكلفه المستهدفة ؛ تقييم ايجابي هو اجتماع رئيسي الجدول الزمني أو التكلفه المستهدفة.

لكلم المشاريع ، وتقييم الوضع هي الحاسمه. غموض أهداف المشروع يتطلب ابقاء نبضه عن طريق رفع مستوى الاداء مسألتين رئيسيتين هما : وأين نحن نسير في الاتجاه الصحيح؟ الاجابه على هذين السؤالين سيقلل من احتمال وجود هارب المشروع.

تتبع ورصد حالة جيدة لجمع وتقييم يتطلب النظر في الماضي وتوقع المستقبل. تتبع تبحث في الأداء في الماضي ؛ وهذا هو ما حدث. الرصد هو التطلع الى المستقبل باستخدام الماضي. كل من تتبع ورصد توفير الربط بين الماضي والمستقبل لنفهم جيدا كيف يسير هذا المشروع. كلا ، ترابطا وثيقا مع مركز لجمع وتقييم ، هي مهمة جدا بالنسبة الى كم المشاريع لأنها تساعد على الاجابه على اسءله اساسية أكثر اثنين : اين نحن وكان عنوان اين نحن؟

التخطيط لحالات الطوارئ حسن إدارة المخاطر يتطلب حسن التخطيط لحالات الطوارئ ؛ وهذا هو ، وايجاد سبل للرد على سيناريوهات محددة. خطط طوارئ تتيح عدة مزايا ، لتشمل الاستجابة في استباقي بدلا من رد الفعل طريقة لوضع معين ، وتعزيز التقدم وفقا للخطة المرسومه ، والتي تغرس في اعضاء فريق آ الثقة في النجاح النهائي للمشروع. ومن الواضح ان جميع السيناريوهات لا يمكن تحديدها سلفا وتحت ظروف معينة يمكن ان تتطلب النشاط التالي - اعادة التخطيط.

اعادة التخطيط في بعض الاحيان ، لا يمكن عمل أي شيء آخر سوى إعادة المشروع. وهذا يتطلب وضع الجديد صو ، wbs ، تقديرات ، والجداول الزمنية ، واعادة التنظيم. حاد خفض الميزانيه او تكنولوجيه اللخبطه قد تحتاج الى تجديد كل شيء. افضل التخطيط لحالات الطوارئ في العالم لن تحدث فرقا. اعادة التخطيط ، ولكن لا ينبغي ان يحدث على الاطلاق ما لم يكن ضروريا لانه يجوز لي خسائر كبيرة فى استثمار الوقت ، والمال ، والطاقة. بوصفها مشروعا التحركات اسفل دورة حياته ، وتصبح اكبر الخسائر.

قيادة

في شكله الاساسي ، مما يؤدي هو تحفيز الشعب لتحقيق غايات واهداف المشروع عن طريق :

- توفير رؤية

- الاتصال

- المحافظة على الاتجاه

- تحفيز

- يجري داعمة

بناء فريق

قيادى يقع بالفعل على مدى دورة حياة المشروع. ومن المطلوب خلال التخطيط والتنظيم والسيطرة.

توفير رؤية دون رؤية ، أ كلم المشروع يتجه الى كارثه. رؤية هو وصف ما سيجري في المستقبل. انه يعطي الاحساس بالهدف والاتجاه. الخنزيره يوفر الأساس لتوليد رؤية لانه يصف النتيجة النهائية للمشروع. التحدي من أجل وضع رؤية وحفظ الشعب ركز على انه يمثل تحديا خاصا لمشاريع كلم. ادارة المعارف في العام هو المفهوم الغامض ، وصفا للعناصر في نظام كلم يمكن ان يكون صعبا بسبب تغير ، وهو ينطوي التكنولوجيا المتعددة الجوانب وبيئة الاعمال التجارية الذي يجد نفسه فيه.

اتصال افضل رؤية وخطط تعني الشيء الكثير اذا لم يكن احد يعلم عن وجودها واي تغييرات عليها. مديري المشاريع في محور أ كلم من المشروع ، ومن ثم بوصفه مركز الاتصالات من اجل مشروع. استخدامها للأدوات ، مثل المشروع دليل ومركز الاجتماعات الاستعراضيه ، وتمكينها من تعزيز التواصل. بيد ان الاتصالات الجيدة يجب ان تكون مستمرة وعلى نطاق واسع لاثبات مفيدة.

على كم المشروع ، الاتصال هي في غاية الاهميه. مشاركة العديد من المجالات المتخصصه ، وممثلين عن مختلف المنظمات تحتم ان الاتصالات مستمرة. خلاف ذلك ، فشل المشروع امر لا مفر منه لان فرص لتشغيل "في الظلام" وتسير في اتجاهات مختلفة الزياده. الجميع يجب ان تتبع نفس الرءيه والخطة.

تحفيز الشعب على هذا المشروع يجب ان يكون عاطفيا ملتزمة رؤية المشروع او انها لن تقدم مساهمه كبيرة. يصبح الامر اكثر اهمية ، وخصوصا في مصفوفه البيئة ، لأن مدير المشروع يفتقر الى اي الوظيفيه السيطرة على الناس. صعوبة في تحفيز وزاد من تعقيد الموضوع. مديري المشاريع على كم المشاريع ، لذلك ، يجب أن تبقى باستمرار حرق النار بين اعضاء افرقتهم.

ويجري داعمة كم تحتاج المشروعات واسعة النطاق عند استخدام ادوات التنسيق وتطبيق المعرفه. هذه المشاريع تواجه الكثير من العقبات التي يمكن أن تعرقل نجاح المشروع - من الصعب الحصول الى ايجاد برامج للتدخلات السياسية. القيادة يستلزم دعم الفريق يحتاج الى تحقيق النجاح. لأن كلم المشاريع هي بطبيعتها طويلة ومعقدة ، ومديري المشاريع ويجب تسهيل مهمة التنفيذ.

بناء فريق الغلاف الجوي كما تعقد مشاريع الزيادات ، فهل المشاركة في عدد من التخصصات والشعب. كم المشاريع ليست استثناء. جهد مطلوب ليس فقط لتجمع المتخصصين ، ولكن ايضا الى تشجيع التعاون في الالتزام نحو تحقيق الرءيه. فريق المشروع ، وتقديمه ، والزبون يجب ان نعمل معا ويكون في ملكيه المشروع للنتائج.

كم هو المستقبل

من القراءة والأدب ، ومن predic ر الامنه الى ان الاهتمام في كم ستنمو. المزيد والمزيد من الشركات بناء كلم التطبيقات التي سوف تقوم بدور اساسي في ادائها. كما نظم عدد من كم الزياده ، فهل التحديات في تنفيذ المشروع بنجاح كلم. وهي شأنها شأن غيرها من المشاريع الانماءيه من الماضي ، كم المشاريع سوف يسفر عن بعض النتائج العظيمة ولكن بنفس القدر ايضا بعض الكوارث الكبرى. ومن بسبب الرغبة في تحقيق السابق وتجنب الاخير ان ادارة المشروع سيكون له دور هام في بناء نظم كلم.