كيفية ادارته الاستعانة بمصادر خارجية للحصول على افضل النتائج

Share

|

الاستعانة بمصادر خارجية في كثير من الاحيان ، بالمقارنة الى الزواج. كل هي العلاقة في كلا الجانبين والتى يمكن ان يستفيد بشكل كبير. بعد كل العلاقات التي لا مفر منها الاحتكاك والصراعات. مفتاح النجاح في كل الانتماءات يكون للاطراف ان نضع في اعتبارنا مصالح ورغبات الآخرين ، ومحاولة لارضاء كل منهما الاخر ، وعلى حل الصراعات بطريقة متحضره. الفرق الوحيد هو ان الزيجات يعتزم مواصلة "حتى الموت ان تفعل لنا جزءا ،" في حين ان جميع عقود الاستعانة بمصادر خارجية قد حددت مواعيد الانهاء ، والتي بالطبع يمكن تمديدها.

هذه المادة يناقش الخطط والاجراءات والعمليات الحاسوبيه المديرين ، وغيرهم ، ويجب ان تتخذ لجعل الاستعانة بمصادر خارجية العمل بسلاسه والعلاقة مع أقصى قدر من المنافع للعملاء ، وكذلك لخدمة البائعين. هناك دائما صعوبات في العلاقات بين هذه الصراعات ، والعقبات ، وسوء الفهم ، وتغيرت الظروف. هذه الانواع من الصعوبات المتوقعة ويجب ان يكون النهج الذي انشئ لمواجهتها بنجاح. مع التخطيط الدقيق والادارة ، والاستعانة بمصادر خارجية يمكن ان تكون مصدرا للمدخرات وغيرها من المزايا التنافسيه ؛ باهمال بعض تخطط وتدار الاستعانة بمصادر خارجية قد الكوارث.

الاتجاه الى الاستعانة بمصادر خارجية

إيسمان كوداك مبكره الرواد في الحركة الاستعانة بمصادر خارجية. في عام 1989 ، كوداك تعاقدت مع شركة الحلول المتكامله للنظم (المجلس الدولي للعلوم الاجتماعية) ، فرع شركة اي بي ام للخدمات ، على ان تفعل ذلك عمل الحاسوب كوداك كان المنفذ في اربعة من مرافقها. ثم في عام 1994 ، وقعت زيروكس 10 سنوات العقد الاستعانة بمصادر خارجية ل4.1 مليار دولار مع شركة نظم البيانات الالكترونيه (اختصار لاخصائي تعليم) الى ان تفعل جزء كبير من عمل الحاسوب. وتتوقع شركة امتراك لانقاذ 100 مليون دولار على مدى فترة 10 سنوات من ترتيبات للاستعانه بمصادر خارجية.

تلك هي ثلاثة امثلة للحركة ايضا بتغطيه اعلاميه الى الاستعانة بمصادر خارجية باعتباره استراتيجية الاعمال التجارية. وقد قدر ان 80 في المئة من نظم المعلومات وسيكون العمل الذي قام به المقاولون بحلول عام 2000.

لماذا وعدم الاستعانة بمصادر خارجية

الاستعانة بمصادر خارجية قد اثبتت فعاليتها في انجاز العديد من الاهداف : لخفض التكاليف ، لتوليد النقدية ، لتركيز اهتمام الادارة على المنظمه برئيس والأغراض ، والاستفادة من خبرات الخارج ، وتساعد على توسيع نطاق عالمي. وظائف غير ملائمة للاستعانه بمصادر خارجية هي نظم العمل اللازمة لرصد الاستعانة بمصادر خارجية البائع ، وهو النظام الذي يشكل جزءا من ميزة تنافسية ، والاستعانة بمصادر خارجية يمكن ان يعرض الرئيسية الملكيه والمعلومات السرية.

نصائح للعمل مع مقاول

وهناك بعض الخطوات التي يمكن اتخاذها في بداية لوضع الأساس للعمل معا بشكل بناء وتعاوني. مسؤوليات واضحة للاتصال اساسية ، هي من المفيد عقد اجتماعات منتظمة ، وتجنب سوء التفاهم هو المهم ، ومع وجود آلية لتسوية النزاعات امر ضروري.

روح الشراكه

ترتيبات الاستعانة بمصادر خارجية العمل على أفضل وجه عندما يكون هناك شعور اساسي من الثقة والتعاون بين الزبائن والبائعين. حقا ، ينبغي ان تعمل معا لانجاز اهداف مشتركة فيها فوائد في كل بطريقته الخاصة. وينبغي للجانبين أن كسب جوهريا عن العلاقة. ولكن ، اذا كانت الصراعات تسود العلاقة ، وربما التورط المحامين لحمايه ما يرون على الجانب الانسان الفرد ، والهدف الأصلي للكسب والاستفادة المتبادله لا تتحقق.

موظف اتصال

شخص واحد كما ينبغي تعيين ممثل للرئيس اتصال العميل في التعامل مع الاستعانة بمصادر خارجية البائع على اساس مستمر. الاتصال الافراد ينبغي أن تكون لها سلطة القانون لارباب عملهم ، وينبغي ان يكون خط السير العادي من الاتصالات بين الزبائن والبائعين ، ولا سيما بالنسبة للشكاوى. ولذلك ، يجب ان يكون شخصا مسؤولا عن الاتصال درايه التكنولوجيا المعنية ، ان يكون دبلوماسيا ، بعد ان تكون قادرة على ان تكون حازمه في رصد الاداء السليم وتطالب من البائع. دينس ويجب ايضا ان يكون من التشكيك والولاء لطلبات العملاء المصالح (نظم العديد من التقنيين قد يرون ان مصلحتهم الفضلى الفرص الوظيفيه في المستقبل مع شركة خدمات الاستعانة بمصادر خارجية) ، ومع ذلك نرى ان البائع احترام المصالح المشروعة.

الاستعانة بمصادر خارجية ينبغي أن يطلب من المقاول لاقامة اتصال النظير ، والزبائن والبائعين على حد سواء وينبغي ان تحدد بوضوح على ممثلي الاتصال 'المسؤوليات وطرائق العمل.

مهمة الاتصال قد تختلف في حجمها ونطاقها تبعا للظروف. ماكدونيل دوغلاس لديه مجموعة من 15 الى 25 موظفا ادارة علاقتها مع شركة الحلول المتكامله للنظم (المجلس الدولي للعلوم الاجتماعية) ، فرع شركة اي بي ام للخدمات ، مع الذي له 3 مليارات دولار عقود الاستعانة بمصادر خارجية. هيوز الالكترونيات وقد يبلغ عدد موظفيها 50 للاشراف على اعمال دورتها خارجي ، والنظم الحاسوبيه شركة (ديوان الخدمة المدنيه) ، في دورته 1.5 بليون دولار عقود الاستعانة بمصادر خارجية تغطي 7 سنوات ، ويسر مع الطريقة التي تعمل بها هذه العلاقة.

اجتماعات

روح العمل معا يمكن تعزيزه عن طريق عقد اجتماعات متكررة بين ممثلين من الزبائن والبائعين على المواضيع التي تهم اي من الطرفين أو لكليهما. وبعد هذه الاجتماعات على اساس مخصص ، او ربما بانتظام ، وبتوجيه من ممثلي الاتصال يمكن ان تحصل مشاكل تحت السيطرة قبل ان تفلت من ايدينا ، وتعزيز فهم الناس على كلا الجانبين عن مصالح وانشطه الاحزاب الاخرى ، وبالتالي التشجيع على علاقة ودية وتعاونيه وشعور المشاركة ، والتي هي من العوامل الهامة التي تؤدي الى نجاح العلاقة.

تجنب سوء الفهم

وأفضل طريقة لتجنب سوء الفهم هو ان تكون لدينا العقد بوضوح وصف العمل الذي يتعين القيام به ومعايير الاداء المتوقع ، والذى يغطى جميع حالات الطوارئ التي تعتبر من الممكن ان تحدث. ولكن حتى مع وجود جيدا وضعت العقد ، وسيكون هناك الاحداث التي لم توقع ، أو حزب واحد يمكن ان تفسر جزءا من العقد ليعني شيئا مختلفا عن الطرف الآخر تفسير.

حل الصراعات

وهناك ثلاثة نهج عامة الى حل النزاعات الاخرى من اجراءات قانونيه ، حيث يوصي يكون تجنبه بأي ثمن. وهم :

أ - لجنة حل النزاعات

- عرض الامر على أعلى المستويات التنفيذية

- التحكيم او الوساطه

النزاع قرار اللجنة وينبغي ان يكون المشارك يرأسها اثنين من ممثلي الاتصال ، مع الاخصائيين واضافت استنادا الى طبيعه هذه المساله ، مثل ما اذا كان من محاسبة او مسألة تقنيه.

اذا لا يمكن للجنة ان رفع الامر الى حل وسط او حل آخر ، ويمكن ان تحال هذه التنفيذي سلم - يقول لنائب رئيس المستوى ، ثم الى سيوس - لا بد من حلها. هذه العملية أحيانا يمكن تسوية هذه المساله بسرعة. بيد أنه كثيرا ما يستغرق قيمة التنفيذيين 'الوقت بعيدا عن مهامها الرئيسية ، ومرة انهم سيتخذون البحث والتفاوض في هذه المساله.

آخذا في النزاع الى التحكيم او الوساطه هو الآن رئيس لمحكمة العمل. باستخدام العمليات المستقره للرابطة التحكيم الامريكية يمكن حل القضايا أسرع وأرخص ، وأسهل من المقاضاه ، يولد أقل عداء ، وحتى يمكن أن يتم دون محامين.

ادارة الانتقال الى الاستعانة بمصادر خارجية

تقديم خطط مفصلة

مفتاح الانتقال الناجح هو بتأن وشموليه وضعت خطة تسجيل جميع الاحداث التي يجب ان تتم وتوقيتها ، بما فيها معدات النقل ، وعمليات نقل البيانات والبرمجيات ، ونقل الشعب ، ومنظمة الصحة العالمية (الزبائن والبائعين الشعب) ذاهب الى ان تفعل ما. ومن المأمول بكثير من عملية الانتقال قد المنصوص عليها في العقد ؛ ولكن حتى في هذه الحاله ، وهناك المزيد من التفاصيل والتواريخ الى ان تكون اكثر تحديدا ، مثل الشعب الاسماء بدلا من الاسماء المهمة ، والتواريخ الفعليه بدلا من الفترات الزمنية.

الانتقال حان الوقت للشعب على جانبى تعرف على بعضها البعض. مناقشة كاملة وتشجع المحادثات خلال هذه الفترة في محاولة لاقامة علاقات عمل من شأنها ان تساعد في مواصلة تشغيل العقد. الاتصال ممثلي العميل والبائع يجب ان تأخذ دورا قياديا في تنسيق التصميم من خطط انتقاليه ، كما انها ستأخذ دورا رئيسيا في تنفيذها.

تشغيل نظم موازية في

تشغيل النظام القديم بشكل متزامن ومتواز مع الاستعانة بمصادر خارجية النهج الجديد هو السبيل الأمثل لتأكيد صحه الطريقة الجديدة للتجهيز نظام. احيانا ، قد يكون مكلفا دون داع لتشغيل النظام كله في موازاه ذلك ، وانه قد يكون من الممكن انجاز غرض التجهيز الموازي لفعل ذلك من قبل فى الجزء ، اقول من خلال وضع 1000 من مجموع 10،000 الاوامر ، التي قد تكون كافية للتحقق من صحه هذه العملية من مصادر خارجية. وبطبيعة الحال ، بعض مصادر خارجية للعمل هو ان تكون النظم الجديدة والقيام به ، ولم يكونوا قط من قبل ، في هذه الحاله اي عملية موازية هو ممكن.

رصد وتقييم عمل المقاول

لتحقيق العميل النتائج المرجوة يتطلب ، أولا وقبل كل شيء ، الى ان تحدد بوضوح ما يعرف الحقائق سينظر مرضية ، ثم الحصول على تغذية مرتده بشأن كيفية الاداء الفعلي بالمقارنة مع المعايير المعمول بها ، وأخيرا لحفز البائع لتتمشى او تتجاوز المعرف النتائج المتوقعة.

وضع معايير وادارة التوقعات

جميع عقود الاستعانة بمصادر خارجية لا ينبغي فقط ان تحدد ما سيكون العمل الذي قام به الاستعانة بمصادر خارجية البائع ، ولكن ما هي النتائج المتوقعة وكيف سيتم قياس. من اجل تجهيز ، على سبيل المثال ، ان العقد قد تحدد الوقت المستغرق من مدخلات الإنتاج ، والحد الاقصى في المئة من الاخطاء من شأنه ان يكون مقبولا ، والتكلفه التي يتحملها العميل اذا كان البائع قد فرض بعض الضوابط على ذلك. الاستعانة بمصادر خارجية لمكتب المساعدة وظيفة ، والمعيار قد بتحديد الحد الاقصى للوقت الاستجابة ، في المئة ان يحتاج الاحاله الى تقني ثان ، والتغذيه المرتده من المستخدمين كما ارتياحهم لنتائج.

وفي حين ان هذه المعايير ينبغي ان يكون الأداء في العقد ، كما يحصل حاليا العمل ، وهناك قد تنشأ اضافية العوامل التي ينبغي النظر فيها والتعديلات والتوضيحات التي يلزم اجراؤها على ابقاء العملية والمعايير الحالية. التحسينات التي ينبغي التفاوض بين ممثلي الاتصال وغيرها من الجهات المعنية ، واتفق مع طرح مصطلحات جديدة في كتابة لتأكيد الاتفاق وابلاغ جميع المعنيين عنها. منذ عقود في كثير من الاحيان ترشيح نفسها لعدة سنوات ، والاحتياجات المتغيره للعملاء ، مثل منتجات جديدة واسواق جديدة ، وتغيير شروط البائع ، مثل أجهزة او برامج جديدة او مكان ، وكثيرا ما تخلق الحاجة لادخال تنقيحات على توقع النتائج.

تقارير الأداء

ومن الضروري لترتيب بعض التقرير الى ان تقدم بانتظام على كل سمة من معايير الاداء حتى ان الاستعانة بمصادر خارجية البائع النتائج الاحتياجات سيقاس. العاديه والسريعه وينبغي ان تكون التقارير المقدمة من قبل البائعين من البنود التي لمعيار اداء وقد انشئ ، او لا يمكن قياسها. بعض التقارير التي سيتم بها - منتجات الدول الاخرى وتجهيز البيانات وظائف ، وسيأتي أكثر من البائع ، ولكن بعضها قد ينشأ من الزبائن ، مثل التقارير الواردة من المستخدمين حول مكتب المساعدة الاداء. الاتصال الممثل هو نتيجة منطقيه لشخص يكون مسؤولا عن تنسيق ، وجمع ، ونشر نتائج الاداء.

بعض الجوانب من العقد الاحتياجات لا يمكن ان تتحقق بسهولة التقارير. على سبيل المثال ، وحفظ المعلومات الخاصة بالملكيه السرية هي مسالة يمكن التحقق منها الا عن طريق الاتصال الكامل مع حفظ حق الشعب ، بتكتم يبحثون عن خروقات محتملة ودبلوماسيا البحث في اي شيء لاحظنا ان يثير الشبهات.

تحفيز لتتمشى مع البائعين

إذا كان البائع المدفوعات مربوطه الى نتائج الاداء ، وهذا الحكم يمكن ان يكون دافعها الرئيسي للمقاول لإنجاز نتائج الزبون يريد. وبطبيعة الحال ، وبعد ان البائع تقاسم المخاطر والمكافآت التي هي جديره خطة فيها الظروف تجعل هذا الترتيب عملي. يمكن ان تقدمه من البائع يشعر اشبه ما تكون شريكا من احد المقاولين ، وبتلك الروح امر مرغوب فيه. أو ، ويجوز ان يحدد العقد العقوبات المالية عند البائع لا تستوفي معايير الاداء المحددة ، عموما مرغوب النوع من الاحكام.

الوقت لجعل شروط لتقاسم المخاطر والمكافآت هو عندما يجري التفاوض على العقد ؛ بيد ان مثل هذا الترتيب يمكن التفاوض كتعديل على العقد الاصلي واذا كان كلا الجانبين يمكن أن نرى أن تلك الأمور لصالحهم.

سواء كان أو لم يكن العقد ينص على البائع المدفوعات الى ان تعادلت في لمعايير الاداء ، ومن الضروري لاداء ونتائج تقرير لابلاغها بصورة منتظمة ومنهجيه لادارة العميل. المقاول ينبغي توجيه الشكر للاجتماع او تتجاوز المعايير المحددة ، ويجب تذكير الحالات التي تكون فيها النتائج المعايير لم يتم الوفاء بها. اذا كان الاداء هو اقل من مرضية بضع مرات والبائع لم يوضع لحساب المقاول لن يكون الدافع لتصل الى الهدف. وهكذا ، فمن المهم اسمحوا البائع يعلم ان الزبون هو على بينة من اوجه القصور وتتوقع منها ان تتخذ تدابير تصحيحيه. سجلات دقيقة من نقص ونسخ من الإشعارات تذكرة المهم ان تبقى ، حتى لو ان يصبح الوضع المساله الاكبر ، حقائق تاريخية موثقه للرجوع اليها في المناقشات والمفاوضات حول الاجراءات التصحيحيه.

الزبون قد ميزة واحدة في ضغوطها على المقاول لتلبية متطلبات الأداء. شركات خارج الخدمة ، لأسباب تتعلق بالعمل ، ويحرصون على الرجاء عملائها بحيث ان تجديد العقود لا يمكن تحقيقه. ولذلك ، طلب من أجل تحسين الأداء وينبغي عادة ان يكون اجتمع مع الاحترام الردود أو مفاوضات من اجل حل هذه المساله. اذا كان المقاول هو خطير ومتكرر ناقص في امتثاله ، هو في نهاية المطاف تهديدا لانهاء العقد ، الذي هو آخر ما يلجأ اليه غير مرغوب فيه والختام لكلا الطرفين ؛ انهاء تحت ظروف معاديه يمكن ان تؤذي العميل وكذلك البائع ، لأنها حتما سبب تعطيل وصعوبات الانتقال من عمل الى الوراء في داخل الشركة او الى بائع اخر في ظل الظروف غير الساره.

كيفية التعامل مع الموظفين عندما تقليص

واحدة من اصعب اجزاء من مصادر خارجية وانواع اخرى من تقليص لادارة العلاقات الانسانيه الجوانب بحيث ان الروح المعنوية والحفاظ على ولاء هى ان العاملين فيها هم أفضل الاحتفاظ بها. ومما يؤسف له ، ونقل العاملين بها او السماح لهم الذهاب حتما سلالات مشاعر من المستخدمين الآخرين ، ويبين هذا القسم بعض من الأساليب التي يمكن التقليل من النتائج السلبيه للتقليص وحتى ، احيانا ، وترك التنظيم الجديد اقوى مما كانت عليه من قبل.

تقليص اساليب

تقليص جزء كبير من الواقع واحد من الغرض ، وكلها تقريبا برامج الاستعانة بمصادر خارجية. خفض التكاليف هو هدف لمعظم الاستعانة بمصادر خارجية ، وذلك للحد من هو في المقام الأول من حيث عدد أقل من الموظفين.

ولكن هناك مجموعة متنوعة من الطرق ان التقليص يمكن انجازه دون الاستعانة بمصادر خارجية. واحد حاليا هو نهج هندره الشعبية ، التي تتألف من نحو منهجي دراسة عمليات التشغيل للمنظمة عن طريق تحليل أنواع واعداد الموظفين اللازمة لكل وظيفة وكذلك تطوير نهج افضل لأداء هذه العمليات. تقليص حجم اسلوب آخر يتمثل في جعل "عبر المجلس" التخفيضات ، ويقول 10 في المئة من كل ادارة ؛ هذا النهج ، الذي يستخدم ليسارع الى تلبية ميزانيه الازمة ، وعموما لم يوص كما انها عادة ما يجعل من التخفيضات في الاماكن الخطأ.

تجهيز البيانات في الساحة ، وشركات كثيرة وجدت نفسها قادرة على تخفيض عدد الموظفين من خلال تحويل انظمة الحاسوب الى العملاء / حواسيب ، من خلال إعتماد أساليب القضية للبرمجة ، وغيرها من الاساليب لانجاز اهداف العمل مع عدد أقل من الموظفين.

لا مفر منها القلق والاستياء

القلق هو نتيجة حتميه من عدم اليقين. عندما تنشأ حالة من شأنها ان تشرك الموظفين تأجير الذهاب ، او طلب لينظر في العمالة عن طريق الاستعانة بمصادر خارجية خدمات الشركة ، ومن النتائج في قلق للمتضررين. هؤلاء العمال مصدر رزق هو في وضع معلق الى حين حل هذه الحاله ، رغم ان مصادر دخلها ويمكن تحسين وبموجب الترتيب الجديد. ولسوء الحظ ، فان الشك والاستياء التي تسببها عادة تقليص النتائج ايضا في انخفاض الروح المعنوية للعاملين الذين لا تزال قائمة.

وهناك عدة مبادئ عامة فيما يلي استعراض لللاتخاذ الخطوات للتقليل الى أدنى حد من تعطيل التقليص ، لتعظيم الروح المعنوية والولاء من باقي الموظفين ، وتساعد على الإبقاء على العاملين الزبون يريد.

شرح العملية في اقرب فرصة ممكنة

توقيت الاعلان عن وجود خطة لتقليص حجم الموظفين المعنيين هو قرار صعب ، وعادة لا يتسم بالكمال واحد. الخطة ينبغي توضيحه قبل ان الشائعات اصبحت سائدة. ومن الواضح أنه لا يمكن أن يكون محيرا بالنسبة للمستخدم لمعرفة أول من وضع خطة تقليص عدد من الصحف.

وفي حين أن الخطة لا بد من مناقشتها مسبقا مع الموظفين الرئيسيين الذين هم في حاجة الى ان يستشاروا في اعداد هيكل تقليص حجم الجهد ، مرحلة التخطيط يجب ان تكون قصيرة قدر الامكان لانه ، بمجرد ان خطة هو معروف من قبل كبار الناس سرا ، والتسريبات والشائعات تقريبا حتما متابعة.

بوينغ للاعلان في عام 1993 انه سوف تخفض القوة العاملة بحوالي 20 ٪ على مدار سنوات ونصف (1) وردت بدون أى إنذار الخاصة بها موظفيها. سبب لقبول الهدوء هو ان البوينغ حرصت على الكشف على مدى الفترة السابقة ان المبيعات فى صناعة الفضاء الجوي كان على مستوى منخفض وانه تم اتخاذ اجراءات تصحيحيه جذريه في النظام.

شرح علنا الأعمال اسباب التغيير

عندما اعلن خطة تقليص هو ، من المهم التأكيد على المسائل وتوضيح الأسباب هي الأعمال التجارية لجعل التغيير والانصاف ملامح خطة للموظفين.

وكان هناك ما يكفي من التقليص في السنوات الأخيرة انه أصبح مقبولا من حقائق الحياة بالنسبة لمعظم الناس. وقد اصبح من المسلم به ان تتطور في شدة المنافسة العالمية ، يجب على الشركات الكبرى غالبا ما جعل الجهود المبذولة لخفض التكاليف فازت أو البقاء حتى مع المنافسين. الأسباب الحقيقية لقرار يمكن ان يقلل من الموظفين للحد من الاتجاه النزولي للربح ، لتلبية التكلفه المعروفة لمستويات المنافسين ، لتوليد نقديه هامة لمشروع جديد ، او بعض الدول الاخرى من العديد من الاعتبارات التجارية الممكنة. هذه الاعمال ينبغي ان يفسر اسباب ذلك ان جميع الاطراف المعنية تجرى توعية الصحيحه وضرورة منطقيه للخطة تقليص عدد افراد. وينبغي أن يوضح كيفية تقليص حجم البرنامج سوف يجعل المنظمه أقوى حتى مغادرة الموظفين سوف نفهم منطق ومعقوليه من الجهد وبقية الموظفين سوف يشعرون بأنهم اكثر أمنا.

نزاهه الخطة هيكل كما هو موضح ينبغي ان تتضمن الشروط العامة للمالية مجموعة الوظيفي والمساعدة لتلك التي سيغادر ، وفوائد العمل لشركة كمبيوتر لخدمة المستخدمين الذين يمكن ان تتاح لالعمالة مع الاستعانة بمصادر خارجية البائع . الخطة قد يعطي خيارات لبعض الموظفين ، مما يجعلها نوعا الطوعيه ، مثل امتلاكهم لها ان تقرر ما اذا كانت تقبل او قطع حزمة نقل بديلة لبعض المواقف.

كل ذلك مناقشة مفتوحة للاسباب تتعلق بالعمل والانصاف لن يزيل بعض المراره وخفض الروح المعنوية. ولكن بعمل جيد ، وينبغي ان تبقى تلك المساوئ الى ادنى حد ممكن.

احصل على المساعدة من الموارد البشريه والموظفين القانونيين

عندما فيلادلفيا الصحف ، شركة خططت لتقليص الجهد في عام 1993 ، استنادا الى الانتقال من الحاسوب الى العملاء / حواسيب ، هددت النقابات على السير بها. تقليص حجم البرنامج كان لا بد من تأجيل العمل وتم حل النزاع. ان التأخير يدل على قيمة تأمين والمستشار القانوني والمشوره من المتخصصين في العلاقات الانسانيه.

الموارد البشريه للموظفين وينبغي ان تشارك عن كثب في التخطيط للخطوات التخفيض. ومن وظائفهم الى ان تكون ماهرة في التعامل مع موظف العلاقات الامور ، وخصوصا تلك التي تنطوي على كثافه المشاعر العاطفية. وبالتالي ، الموارد البشريه 'النصح والارشاد وينبغي السعي في زرع من أصل الخطة. ومع ذلك ، فان التنفيذ هو خط المسؤولية ؛ وهذا يعني انه في الخط الصحيح للمدير دور لجعل الاعلانات الى الفئات المتضرره ، وفي نهاية المطاف ، لشرح كل فرد كيف يؤثر على خطة له او لها.

الموظفون القانونيون وينبغي ايضا التشاور في تصميم خطة تقليص حجم وفصل الطرود. مشورتهم وهناك حاجة الى التأكد من الامتثال للتقاعد الموظفين دخل قانون الضمان (بقانون) ، الميزانيه الموحدة جامع قانون المصالحة (الكوبرا) ، والاتحاد الاتفاقات ، وغيرها من المتطلبات القانونية.

تقييم الفرد الموظف ولاء

القرارات التي تتعلق العاملين فيها هم البقاء والتي تذهب الى ان اسمحوا ينبغي ان يقوم في معظمه على مهاراتهم بالنسبة لاحتياجات العميل. ولكن ولاء الموظف لصاحب العمل هو ايضا عامل مهم في هذا القرار حتى وان لم يكن هناك طريقة موضوعية لقياس ان الولاء. وفي احسن الاحوال ، يمكن الحكم على ولاء من جانب الحدس ، ولكن لا يمكن ان يكون هناك علامات مثل التعاونيه السلوك ، ومظاهر الشعور بالمراره ، والسلوك العام للادارة مشيرا الى قبول قرارات وخطط.

عندما التقليص هو جزء من ترتيبات للاستعانه بمصادر خارجية وبعض من العميل الى ان العاملين فيها هم استخدمها خدمات البائعين ، والموظفين الذين هم اكثر ولاء لحواسيبهم التخصص من وضعها الراهن الى رب العمل قد يفضلون الانضمام الى حاسوب خدمة الشركة بدلا من البقاء في المنظمه في عمليات الحاسوب التي ليست وظيفتها الأساسية.

ولكن يمكن ان يكون ولاء سيف ذو حدين. بعض الموظفين الذين قد لا يكون أفضل المؤهلين قد اختلق الولاء ، والاستشعار الشديدة المنافسة من اجل البقاء في حالة التقليص. محاولاتهم يرجى يمكن تقديره ، ولكن ينبغي ان تكون متوازنه مع خفف تقييم الموظف يستحق.

قيمتها تشجيع الموظفين على البقاء

وبمجرد ان يصبح معروفا ، من الاعلانات او شاءعه ، وأنه يجري حاليا تقليص حجم البرنامج ، وبعض من أفضل الموظفين قد يشعر به وهو وقت جيد لالتماس خضرة المراعي. الموظفين الذين يحتاج رب العمل او تريد الاحتفاظ بسبب مهاراتهم والولاء للتقييم ، وينبغي تشجيعهم على البقاء. وقد ينطوي هذا على اعطاء ضمانات لخطط المستقبل ، وربما دفع الزياده بسبب المسؤوليات الاضافيه ، والمكافآت ، او غيرها من الحوافز المالية. هذه التأكيدات هي هامة بشكل خاص بسبب الجو العام السلبي هو ان تولدها التقليص ، بما في خفض الروح المعنوية والقلق بسبب عدم اليقين ذات الصلة.

الوعظ ولاء الاساس المنطقي باستمرار

لأولئك الموظفين الذين سيتم الابقاء عليها ، ينبغي ان الادارة مستمرة موضحا ان اهداف المنظمه ، لماذا افاق جيدة لبلوغ تلك الأهداف ، وكيفية المستخدمين الافراد ، تنسجم مع الخطط ومطلوبة للمساعدة على تحقيق تلك الاهداف. هذه الجهود ضروريه لتعزيز الروح المعنوية وتعويض عن مشاعر المراره والاستياء التي لا مفر منها بين بعض الموظفين الذين احتفظ بها بعد رؤية العديد من شركائهم اجازة ، رغم انها قد تكون سخيه رحيل حزم.

بعد تقليص الحجم ، فمن الطبيعي لبقية الموظفين الى يشعرون بعدم الامان ، حريصة ، من الاكتئاب ، وحتى استياء. اتصالات مفتوحة يمكن ان يساعد. ومن جيدا لمواصلة مناقشة بدلا من تقليص في الاهداف الشامله للمنظمة ، وتسعى الى الموظف وآراء تساعد في تخطيط كيفية عمل يمكن ان يتم على افضل وجه في اطار ما بعد التقليص البيئة. اسمحوا العاملين تنفيس عن مشاعرهم دون ان يكون لذلك مردود. مثل هذه الاتصالات يمكن ان تعزز شعور متجدد من الثقة والشعور القيمه.

قطع معقولة من حيث العرض

ومن الضروري للعلاقات العامة رفاه المنظمه الى العرض السخي المستوطنات وعادلة للموظفين الذين يطلب أو شجعت على الرحيل. هذه المستوطنات يمكن ان تشمل أحكام مثل مبلغ نقدي على اساس سنوات الخدمة ، والمعاش التقاعدي تواريخ البدء في وقت سابق ، والتوجيه المهني والدعم.

فان التسوية النقدية هي في المقام الاول الى دعم الشخص حتى يكون الشخص قادرا على العثور على وظيفة اخرى (رغم ان البعض قد حثت خيارات شراء الأسهم بدلا من الاموال النقدية بحيث ان القوات المسلحه الروانديه السابقة ويجوز للموظف نصيب في الارباح المتزايدة من تقليص). المعاشات التقاعديه السابقة يمكن اعطاء باضافه ، أقول ، 5 سنوات الى سن الموظف الفعلي لتمكين له أو لها لتحقيق معاش تقاعدي في وقت ابكر مما سيكون متاحا على خلاف ذلك. فان التنسيب الخارجي هو عادة المساعدة التي قدمها الخبير الاستشاري الذي يوجه السابقين الموظف في تقنيات البحث عن وظيفة جديدة ، ويمكن ايضا ان توفر بعض من إعداد المذكرات والهاتف ومكتب خدمات مفيدة الى الباحث عن عمل.

جميع هذه الأدوات المساعدة الانفصال يساعد ادارة المنظمه الى ان يشعر ويقول سليم انه تبذل ما بوسعها لمساعدة معقول لمن وضع في موقف صعب قبل تقليص حجم البرنامج ، في كثير من الاحيان بسبب أي خطأ من جانبهم.

محاولة اعطاء خيارات الايجابي بين الخيارات. الى أي مدى ممكن ، وانه من الحكمة بناء الى قطع ترتيب الاختيارات للموظفين حتى ان الموظفين يشعرون بأن ثمة عنصر الطوعيه في خطة وانها ليست من طرف واحد الاضطرار الى مركزهم الجديد. على سبيل المثال ، في تقليص حجم البرنامج في البحر - داءره الاراضي ، وكثير من الموظفين كانت قد عرضت سخي قطع حزمه ، ولكن بالنظر الى اختيار المتبقية مع الشركة ، التي ستحاول ، ولكن لا ضمان ل، تجد لها ادنى مستوى مع الموقف الشركة اذا كانت الصفقة قد رفض. مع هذا الخيار ، لا يترك المستخدمين البحر - الارض دون قطع المجموعة.

الامن

البيانات في ايدي داءره الاستعانة بمصادر خارجية قد يكون شريان حياة المنظمه العميله. ولذلك ، من الضروري لإدارة العميل للتأكد من ان هناك نسخا احتياطية كافية لتشغيل البيانات ان البائع يملك. وهذا كثيرا ما يمكن انجازه عن طريق تأمين من البائع الحالي نسخ من البيانات بحيث ان العمليات يمكن ان استمر في كارثه - مثل الفيضانات والزلازل ، او الحرائق تدمر العميل البيانات في الموقع من خدمات الاستعانة بمصادر خارجية. اذا كان العميل يعتمد على البيانات الاحتياطيه على ان البائع قد رتبت ، مثل مع شركة مثل الحديد الجبليه الوديعه او comdisco ، عندئذ يجب على الزبون ان دورية مراجعة تلك نسخ اضافية للتحقق من انها هي الحالية ، كاملة ، وسليم المضمونه. ولكن ، حتى إذا كان البائع هل الحفاظ على امن البيانات نسخة اضافية من خارج الموقع ، عن طريق الحفاظ على نسخة الاحتياطيه الخاصة بها ، والعميل هو في وضع افضل لانهاء البائع واستئناف عمله او استخدام مقاول جديد. الاحتياطيه للبيانات التي نوقشت هنا يجب ان تتضمن نسخا من الحالي البرمجيات اللازمة لإدارة البيانات الأخرى.

الرئىسية الاخرى قلقا أمنيا هو التعرض للملكيه المعلومات من خلال الاستعانة بمصادر خارجية البائع. وبطبيعة الحال ، فان القيود المفروضة على استخدام مفتاح التجارية والتقنيه ينبغي ان تكون البيانات المنصوص عليها في العقد الاستعانة بمصادر خارجية. سواء كانوا ام لا ، فانه يتعين على العميل للاطمئنان الى التعامل السليم المعلومات في يد البائع ، عن طريق المراقبة ، والتحقيق ، وغيرها من الوسائل. اذا كان العقد لا يورد فيه الكفايه متطلبات الامن ، ينبغي ان تناقش مع والمتفق عليها بين العميل والبائع ، مع وضع شروط في الكتابة ، في الواقع ، بمثابة تكملة لالعقد.

كيفية انهاء عقد

شروط العقد قد تفعل الكثير مع العقد هو كيفية انهائها ، وربما هناك اسباب مختلفة لانهاء العقد التي تؤثر على كيف ينبغي القيام به. عاملا رئيسيا فى جعل الانتقال السلس الى أيا كان الترتيب الجديد سيكون هو اعداد خطة وجدول زمني دقيق للبنود والأحداث المعنية. وأخيرا ، كل من الزبائن والبائعين قد يرغب في تجديد العقد ؛ ولكن بعد ذلك هناك دائما ادخال تعديلات وتحسينات لجعل اكثر من السابق من حيث السمات و.

انهاء العقد قبل نهاية دورته المقرر بسبب المشاكل او تغير الظروف لا يمكن ان يتم بسهولة او بسرعة. فالأمر يحتاج الى وقت لاعادة تشكيل العمليات هو في داخل الشركة أو نقل العمل الى آخر العقد الخدمة البائعين. وبالتالي ، اذا وعندما تحدث مشاكل أو تتغير الظروف ، ومن المسلم به عموما أفضل للتفاوض على الترتيبات المناسبه المنقحه مع البائع عوضا عن اختيار مبكره الانفصال.

اسباب انهاءها

وهناك اسباب كثيرة لانهاء عقود الاستعانة بمصادر خارجية. قد يكون احد الاسباب ان فترة العقد قد انتهت ، (رغم ان هذا الترتيب اذا عملت جيدا ، وتجديد سيكون النتيجة المنطقيه). عسى ان يكون العميل او البائع قد اصبح غير راض لسبب او لاخر ويريد الخروج. هناك سبب وجيه هو ان بائع آخر ، وربما مع بعض متقدمة المجلس التنفيذي الانتقالي technology ، وقد عرضت العبارات التي يمكن انقاذ المزيد من المال وتوفير المنافع المتخصصه. أو ربما ، واحتياجات العميل قد تغيرت من حيث المنتجات أو اقليم ، أو اقتناء او الاندماج مفادها ان تسبب خدمات الموردين لتكون غير ملائمة.

تخطيط وجدولة أنهاء

الانتقال الى إقامة ترتيبات للاستعانه بمصادر خارجية المطلوبة في قائمة عدد لا يحصى من التفاصيل التي كان لا بد من العنايه ؛ دقيق خطة قائمة المعدات ، والبرمجيات ، وافراد التغييرات التي ينبغي ادخالها ؛ ووضع جدول زمني منطقي الاحداث في الموضه. يتطلب انهاء عملية مماثلة قائمة من المعدات والبرامج ، والتغييرات الناس ومدى زمني للاحداث الى ان تتم. عملية الجدوله قد يكون ساعد غانت صريح او الرسوم البيانيه ، التي تساعد على تحديد الاجراءات اللازمة ، وتسلسلها ، والخطوات التي اتخذت لمتابعة ابقاء على الجدول الزمنى المسار.

المكتوب او رسم الجدول يساعد ايضا في تنسيق الخطوات مع متعهد الخدمة ، وبالطبع ، يجب ان نتفق مع خطة والتعاون لجعلها ناجحه. ينبغي ان يكون هناك بعض المبادئ التوجيهيه بشأن الخطوات في انهاء العقد ، لكنها لا يكفي وحده ليكون جدولا زمنيا للعمل في وقت الانتقال. ومن المأمول ان العقد سوف تضرب انقضت فترة لانهاء العملية التي هي وافره تكفي لجعله انتقال سلس. اذا لم تحدد في العقد ، وتسعير الخدمات في انهاء الفترة لا بد من التفاوض باعتباره واحدا من أوائل الخطوات.

تجديد عقد

قبل وقت طويل من تاريخ انتهاء العقد ، مدير خدمات الحاسب الآلي وغيرها ينبغي تقييم ما اذا كانت بعض البائع الآخر قد يفعل عمل افضل ، ما إذا كان العميل قد حان لنعتقد انه يمكن ان يفعل أكثر من مصادر خارجية العمل على نحو مفيد في الداخل ، أو ما اذا كان العقد وينبغي تجديد. If the decision is to renew, then the client should analyze in what ways the arrangement could be improved and whether a more advantageous price could be obtained, and begin to negotiate a revised contract — hopefully to the benefit of both the service firm and the client . The new contract should also reflect the many circumstances that undoubtedly have changed since the original contract was written, such as new technology used by the vendor and new products, customer groups, or geographical territories for the client.

SOURCES OF GUIDANCE AND SUPPORT

The operation and managing of an outsourcing or other downsizing program are matters in which it is helpful to talk with others who have been or are managing similar plans for their organizations. Informal meetings with peers in other such organizations about common problems can be a source of ideas and a feeling of support. There is considerable literature on these subjects; one thorough and pertinent source is Winning the Outsourcing Game: Making the Best Deals and Making Them Work by Janet Butler (Auerbach Publications, 2000).

Many organizations do buy, for a fee, the advice of experts who have experience in managing outsourcing and downsizing programs. These sources include the Outsourcing Institute and a variety of consulting firms.

The Outsourcing Institute

The Outsourcing Institute Inc. (www.outsourcing.com) is a for-profit membership group to which both outsourcing users and vendors belong. Membership is free.

Consultants

Consultants, especially consulting arms of large public accounting firms, have been engaged to advise and counsel on whether and what to contract out, vendors to select, and how to negotiate and manage outsourced work. Firms like Anderson and PricewaterhouseCoopers provide such advisory assistance, though their fees range from $250 per hour to much higher.

The leading consulting associations can also refer inquiries to members, who can provide outsourcing vendor advisory serv ices. These include:

-   Institute of Management Consultants (IMC): www.imcusa.com

-   The Association of Management Consulting Firms (ACME): www.amcf.org

-   Independent Computer Consultants Association (ICCA): www.ica.org

Consultants’ capabilities can also be researched through the Internet via Management Consultant Network International, Inc. (MCNI), reached via

www.mcninet.com.

CASE EXAMPLE: SEA-LAND SERVICE

As reported in the November 1993 issue of Personnel Journal, Sea-Land Service, a major cargo-shipping company based in New Jersey, in 1989 determined that its modest profits were due to excess staffing that had developed over the years. To overcome its inefficiency, the company decided, after careful planning, to redefine all jobs by analyzing what functions and how many people were really necessary for operating the business. By comparing the skills and abilities of its employees with its analytically determined staff guidelines, from CEO on down, the company was able to reduce its employee number by 800, or 15 percent. The restructuring of its organization eliminated five levels in its organizational hierarchy. These downsizing changes enabled the company to reduce operating expenses by $300 million and increase revenues 30 percent to $3.3 billion and increase profits by 35 percent to $151 million. All this improvement took place during a period of intense competition in this global industry.

The plan was designed to be as fair as possible by giving employees reasonable choices, with those choices being voluntary. Employees whose new positions would be two or more levels lower, or who lived over 50 miles from work, were offered severance packages and outplacement services. Those who turned down the severance arrangement would be helped in relocating within the company, though doing so made them forfeit the severance benefits. In the end, no one was laid off without benefits.

RECOMMENDED COURSE OF ACTION

The following points are highlights of the actions a computer operations manager should take to oversee and manage the work of outsourcing service vendors:

-   Establish a relationship of cooperative partnership with the outsourcing vendor.

-   When obstacles and conflicts occur, resolve them rather than fight about them.

-   Even though there is trust and respect between client and vendor, monitor performance and demand results that were contracted.

-   Select and rely on a strong liaison representation to coordinate relations with the contracting services vendor.

-   Make careful and detailed plans for the steps to transfer the work to the outsourcing vendor and, at termination, to transfer the work to another vendor or in-house.

-   Make parallel runs, if possible, with each change.

-   Explain the downsizing reasons to employees — clearly, openly, and promptly — and reinforce those explanations regularly.

-   Keep current copies of computer data and software in-house.