اخطاء ادارة المخاطر

Share

|

معظم المشاريع التى تتبع مبدأ "اذا لم يكن حطم ، لا في تصحيحها." وكنتيجه لذلك ، القضايا الصغيرة فى وقت مبكر في المشروع في وقت لاحق ان تصبح مشاكل رئيسية. إدارة المخاطر سرعان ما يتحول نفسه إلى إدارة الأزمات ، المءديه الى فاتت مواعيد نهائية أو الافراط في الميزانيه الحالات. هذه "الازمة" حالات عامة تتبع نمطا في البيئة التي لم يكن في البداية تحديد لادارة المخاطر لتزدهر. الا اذا كانت فوائد يعمل بشكل سليم نظام ادارة المخاطر وشوهد من قبل اصحاب المشاريع التجارية ، فانها ستبدأ لفهم ضرورة في أي مشروع ، الأمر الذي يفضي الى رقم واحد خطأ.

خطا 1 - فوائد ادارة المخاطر ولا تعرض لاصحاب المشاريع التجارية

نريد نتائج واصحاب المؤسسات ومرات عديدة لا نريد ان يقال لنا من وافر من القضايا التى تؤثر على انجاز مشروعهم. انهم لا يريدون سوى المشروع القيام به ، بصرف النظر عن الكيفيه فريق المشروع ان يحصل على عمله. اصحاب المشاريع التجارية تميل الى البقاء في دور سلبى عندما ينبغي ان تكون عاملة ناشطه في هذا المشروع. وكأنه صاحب البيت الذي هو وجود منزل بني ، صاحب مشروع تجاري يحتاج الى انظر موقع العمل في مجموعة فترات طوال عملية بناء ، او الاستثمار قد اخفق بعيدا. ومن الموصى به ان يكون دعا الى عقد اجتماع في المراحل الاولى من المشروع الحالى لمفهوم ادارة المخاطر وشرح فوائد هذه العملية. فيما يلى قائمة الفوائد الرئيسية للادارة المخاطر المدرجه في الاولوية من اجل :

- نظام للانذار المبكر من القضايا التى تحتاج الى حل. المخاطر التي يمكن تحديدها سواء قبل البدء في المشروع او اثناء سير المشروع. بعد تحديدها ، فهي تحتاج الى ان تكون من الاولويات ، ليس فقط بالنسبة الى الاثر الذي قد تكون لديه عن هذا المشروع وانما أيضا على مستوى ما يحتاجونها لتقديمها الى الادارة للقرار. يعمل بشكل سليم نظام لادارة المخاطر يمكن ان يوفر يوميا تقييم المخاطر العشره الرئيسية التي تؤثر على مشروع لحلها فورا. اذا لا تدخل في تقييم المخاطر بشكل روتيني ، والبيئة هي مجموعة السماح بتفاقم هذه المخاطر. في هذه البيئة ، قضية صغيرة يمكن ان تصبح اكبر من ذلك بكثير إذا المشكلة ليست اللعنه اسفل الطريق.

- يعرف كل المخاطر المحددة. القدرة على النوم ليلا جيدا بما فيه الكفايه في هذه الايام الصعبة دون الاضطرار الى التفكير في المجهول جميع المخاطر على المشروع. ما أحسن تصميمها من خلال نظام لادارة المخاطر ، وامكانات محتملة للجميع القضايا ومن المرجح ان تم تحديدها. وكرد فعل على هذه المعرفه هي المفتاح ، ولكن من اجل العمل ، ومخاطر القرار المقابل لا بد اولا من تحديد.

- توفير المزيد من المعلومات التي اتيحت اثناء المشروع لتحسين صنع القرار. عن طريق تحديد جميع المشاكل والحلول المتوقعة المرتبطه المشروع ، وفهم اعمق لجدوى المشروع ويمكن الحصول. وخصوصا في المراحل الاولى على ان هذه المعلومات لا تقدر بثمن ، ويمكن ان توفر مزيدا من الثقة لأصحاب المشاريع التجارية وفريق المشروع ان هذا المشروع لا يمكن تحقيقه في الوقت المحدد وفي حدود الميزانيه. كذلك ، وادارة المخاطر ، عادة ما يؤدي الى تحسين الاتصالات بين المشروع واصحاب المصالح ، التي يمكن ان تؤدي الى تحسين الادارة وروح الفريق. فعلى سبيل المثال ، تحد كبير يتمثل في المشروع يؤدي الى السندات الشعب معا من اجل انجاز المهمة ، مثلما ركاب على غرق السفينة الحاجة الى العصا معا لانقاذ انفسهم. وأخيرا ، هذه المعلومات يعزز عملية التعلم لفترات مقبلة خلالها المخاطر (وقراراتهما) يمكن ان يعاد النظر فيه بحسب المادة الخام عندما مشاريع مماثلة تجري في المستقبل.

خطا 2 - عدم توفير الوقت الكافي لتقييم المخاطر

لا يوجد حولها الحصول على حقيقة ان ادارة المخاطر ويوفر طبقة من ادارة وقتا اضافيا لهذا المشروع ، الامر الذي يؤدي الى طبقة من الموارد - او انها لا؟ يمكن القول أيضا انه قبل إكمال مرحلة التفكير السليم حتى الجبهة ، وثمة تطبيق قاعدة "قياس مرتين ، عندما قطع". هذه المرحلة لا ينبغي التقليل من حيث ان العديد من المشروعات تميل الى العمل بموجب مبدأ "نحصل عليها به تاريخ معين ، بغض النظر عن نوعية المنتج النهائي "بدلا من" الحق فى ان تفعل ذلك مرة الاولى. "في العديد من المشاريع ، هناك ابدا يبدو ان وقتا كافيا لنفعل ذلك الحق في المرة الاولى ولكن دائما ما يكفي من الوقت للقيام ومن حق المرة الثانية. هذا الخطأ يمكن تجنبه عن طريق الحصول على اتفاق من اصحاب الاعمال التجارية ان تكلفة في الوقت المناسب لتنفيذ وادارة المخاطر تماما تفوق الفوائد.

3 - ليس من الخطأ الأكثر شيوعا تقييم المخاطر في المشاريع

وهناك مخاطر التي هي مشتركة بين جميع المشاريع ، وبغض النظر عن هذه الصناعة ، استنادا الى مختلف الدراسات والبحوث السابقة من اداء المشروع. ثلاث مجموعات من المخاطر المشتركة هي الآن واستعرض ثم لخصت الى التوصل الى تسوية نهائية قائمة مخاطر المشاريع المشتركة.

وأحد هذه مجموعة من المخاطر المشتركة انشئت وكالة ناسا ، التي رعت الدراسه 650 من المشاريع التي تحدث خلال عامي 1960 و 1970 لتحديد العوامل الرئيسية التي ادت الى فشل المشاريع. اهم النتائج التي تم التوصل اليها على النحو التالي :

- ضعف الهدف المحدد

- خطأ مدير المشروع

- عدم وجود الدعم الاداري

- عدم كفاية مهام محددة

- استخدام غير فعال للعملية بعد الظهر

- تردد لانهاء المشاريع

وهناك دراسة اخرى لماذا لا فرق ، أنجزت مجموعة من القش وابلغت في ايلول / سبتمبر 1997 في الولايات المتحدة اليوم ، وأفادت العوامل الخمسة التالية في فريق الفشل :

(1). اهداف واضحة

2 - الاهداف المتغيره

(3). انعدام المساءلة

(4). الافتقار الى الدعم الاداري

5 - عدم فعالية القيادة

الآن بعد ان فشل بعض الاعراض وقد حددت لمشاريع مطلقي السراح ، والأسباب التي تجعل مشاريع تفشل كما ينبغي اعادة النظر. التطور السريع ، وهو كتاب من قبل ستيف مكونيل ، الذي امضى سنوات عديدة تعمل مع بيل غيتس في مايكروسوفت ، ويعرض عدة اسباب (نوقشت في الفقرات التالية) لماذا فشل المشاريع. لكل سبب ، وبعض طرق الوقايه وقد وصفه.

نطاق السيطرة. في نطاق المشروع يمكن تعريفه بانه مجموعة من وظيفة نهاية سيتيح نظام الى المستخدم. ويتحدد نطاق نظام تكنولوجيا المعلومات التي تتطلب ments ، اذا حصل سيئا ، يمكن ان يؤدي الى كثير من المشاكل اسفل الطريق. وتجدر الاشارة الى ان نطاق التغيير من نصف يمكن ان يؤدي الى ثلثي الانخفاض في المشروع الجهد. لذا ، مدير المشروع يجب ان تسعى الى تحديد الحد الادنى يتطلب ments للنظام وذلك لضمان الحصول على الحد الادنى من المستوى قبل مضيفا "اجراس والصافرات" الى النظام. هذه الاحتياجات الاضافيه التي تضاف الى النظام المعروف باسم الذهب التصفيحات ولها تأثير ضار على المشروع لانه ما ان يتم اعلن يستكمل ، وهذا المشروع يمكن ان ينظر اليها على انها فاشله اذا لم تكن المسلمه. وهذا صحيح حتى ولو بالحد الادنى من متطلبات النظام قد استوفيت. وهناك العديد من التقنيات لزيادة فرصة الحصول على comp lete دقيقة ومجموعة من المتطلبات ايضا في حين فهم المتطلبات التي هي الأكثر حسما الى النظام النهائي.

النماذج الأولية. نتحدث عن نظام الوظيفة هو حسن وجيد ، ولكننا في الواقع رؤية المنتج النهائي يمكن ان توفر ثروه من المعرفه الجديدة. مرات عديدة ، والاحتياجات الحقيقية للنظام ليست معروفة حتى نموذج تكتمل. نموذج يمكن استخلاصها على قطعة من الورق البناء ، وليس لها اي وظيفة المحوسبه وراء الواجهة. بغض النظر ، هذه الاداه ينبغي ان تستخدم على جميع مشاريع تكنولوجيا المعلومات قبل الفعلي لتصميم وتطوير نظام لضمان ان هدف مشترك هو المفهوم قبل ساعات عمل رئيسية هي المنفقه.

المشترك وتطوير التطبيقات. والمعروفة ايضا باسم جاد دورات ، ويحدث هذا عندما عبر المجموعة الوظيفيه للجميع نظام للمستخدمين النهائيين (واصحاب المشاريع التجارية) مجتمعون لاستعراض اسباب تتعلق بالعمل من اجل المتطلبات الوظيفيه للنظام النهائي (ماذا وكيف سيقوم النظام أداء). قبل جاد الدورة هو عقد ، وثيقة عمل انجز هو أن يلخص أسباب تتعلق بالعمل والمتطلبات الوظيفيه ، واستنادا الى مقابلات اجريت مع اصحاب المصلحه الرئيسية للمشروع. وهذه القائمة ثم استعرضت ، ونوقشت ، والتي ناقشها المشاركون في حين جاد الكاتب وثائق المناقشات. هدف في ختام أعمال الدورة هو جاد الى الابتعاد نهائيا مع مجموعة من الاسباب التجارية والمتطلبات الوظيفيه ان الجميع موافقون على (نظرا لحلول توفيقية بين المشاركين جاد). فإن جاد والخمسين ، من ايصال وجهة ، ويحقق الهدف الرئيسي لتحديد الاحتياجات ، ولكن لها ايضا بعض الفوائد المضافه :

- زيادات "في شراء" المشروع من قبل اصحاب المصلحه في التنمية

- يزيل المسؤولية عن فريق المشروع الى تحديد متطلبات النظام (ويعطيها الى المستخدمين النهائيين / اصحاب الاعمال)

- يزيد من جودة المنتج ، عن طريق التوصل الى بيانات دقيقة وكاملة مجموعة من المتطلبات

- يحسن تقديرات المشروع من خلال تعريض اي من البنود السابقة داخل نطاق المشروع خطة لإنشاء (يتيح الوقت المناسب لتقدير)

تفاؤل مفرط الجداول في اليوم السريعه للبيئة ، حيث الوقت هو مسجل في الويب سنوات (التي يمكن ان تصل الى بضعة اسابيع او اشهر) ، اي التنمية سرعة تفاقم المخاطر المحددة. على سبيل المثال ، بسبب الحاجة الى تلبية الموعد النهائي المحدد مسبقا المشروع ، واذا كان فريق المشروع التسرع مرحلة اختبار النظام ، وهو نظام يمكن ان سفينة مجهولة مع البق. وفي هذه الحاله ، فان الهدف على المدى القصير من الموعد النهائى الذى تم التوصل اليه هو ولكن الهدف الطويل الاجل من رضاء العملاء والشركة هي صورة العلامه التجارية للخطر. وفي غالبية الحالات ، محددة سلفا ، حتى الآن يؤدي الى متفاءله في الموعد المحدد. فعلى سبيل المثال ، عندما كان برنامج مايكروسوفت والتي يجري وضعها لأول مرة ، وكان وعد في الأشهر الستة الأولى من إنشائها ، ولكن احاطت جيدا على مدى ثلاث سنوات لانتاج اخيرا. وفي هذه الحاله ، متمرس مدير المشروع من شأنه ان يقدم خطة لثلاث سنوات في حين ان "امعه" مدير المشروع سيظل عرض مدته ستة اشهر خطة طويلة في السنة الثانية!

الفقراء فريق ديناميه ومبرمج الاعمال البطوليه في بداية الالفيه ، والحاجة الى مديري المشاريع وبشكل اكثر تحديدا ، والتكنولوجيا مديري المشاريع ، وقد فاق العرض ، وهذا لن يؤدي الا الى استمرار الفجوه في المستقبل. الموظفين يحصلون على مكافآت كبيرة في التوقيع ، خيارات شراء الأسهم ، والعديد من المزايا الأخرى التي تجعل من الصعب على نحو متزايد الاستئجار والحفاظ على أرفع الكفاءات. بعض الملامح الرئيسية للصلب نظام ادارة الموارد البشريه هي على النحو التالي ، في أن فريق المشروع :

- تقدم تحديا الاحالات

أ - يجتمع مع المستشار الوظيفي بصورة دورية لمناقشة الطويل التدرج الوظيفي

- يتلقى شكر سخيه من النجاحات (بخلاف القيام بمزيد من العمل)

- هو مناسب مطابقه لاحتياجات المشروع من الموارد

- لقد احتياطية للالمهام الرئيسية (لنقل المعرفه والقيام بدور طوارئ اذا الاولية شخص يترك المنظمه)

- لا عمل مفرطه في التفاؤل في ظل وجود جدول زمني ، مما ادى الى "حرق" بالنسبة الى "حرق" فريق المشروع ينبغي على عضو فريق لمراقبة الاعمال البطوليه عند شخص ويتوقع ان تكمل المهمة التي من شأنها ان تتطلب عادة اشهر اضافية واسعة النطاق او المساعدة في فترة أقصر. هذه الحالات قد يكون ذاتيا او المفروضة من قبل مدير المشروع وربما ليس فقط انهاك الشخص اتمام المهمة (التي تفضي ، في كثير من الأحيان ، لذلك الشخص المغادره) ولكن أيضا يمكن ان يعرض للخطر المشروع بكامله.

التقاط الخطأ التكنولوجيا او بائع التجارية في بعض الاحيان ينظر اليها على انها الباردة ، غير شخصي النشاط كما ورد في القول المأثور ، "ليس الشخصيه - انها مجرد التجارية." ولا شيء يمكن ان يكون ابعد عن الحقيقة من طبيعه البشر كما لا تسمح لنا بسهولة فصل الشخصيه من غير شخصي. وهذا يؤدي الى القرارات التي تبذل ليست من وجهة نظر التحليل الكمي ولكن بسبب "البائع مفروك لي الطريق الصحيح." كثير من البائعين وقد مظنون انك لا تحتاج الى افضل منتج او خدمة كبيرة - مجرد الاعلان والباعه. لذا ، ينبغي ان يكون المشروع فرق حذر من اتخاذ القرارات التي تستند فقط الى الحكم الشخصي وليس على الكميه المقرر التحليل باستخدام طريقة المقبولة عموما (سياسي ، kepner tregoe). أ العنايه الواجبه عملية كان ينبغي انجاز رئيسي لجميع البائعين والتكنولوجيا القرارات ، ولقائمة قصيرة من البائعين الرئيسيين ، اشارة ينبغي التأكد من اداء وموثقه.

مثال واحد من التكنولوجيا المقرر ذهبت صور كانت شركة (ان الاسم سيظل اقل) ان يعتقد انه يمكن تسوية المشاكل عن طريق اختيار 2000 صفقة من شأنها آن ، واحدة في عطلة نهاية الأسبوع ، وتحديد المشكلة 2000. تكلفة المنتج عالية ، ولكن من شأنه أن ينقذ اشهر ان لم يكن سنوات من التطوير والاختبار - بالاضافة الى قيمة تكلفة. بل كان يستند الى مبدأ ان من المعقول ان حتى اولئك الذين لم تكن التكنولوجيا الشطاره. أشهر ذهبت به ، وليس 2000 استكمل العمل لأن الحل هو متاح دائما - أو كان عليه؟ عندما كان بالقرب من الالفيه ، المنتج للمزيد من القدرات وحللت ، والأهم من ذلك ، جرى مسح عميل موجود. وقد تم تحديده من خلال هذه المقابلات ان المنتج لم تفعل في الحقيقة أعماله في عطلة نهاية الأسبوع. ولكن ، ومن ثم اتخذ العديد من اشهر اخرى لبرمجة العديد من البرامج القائمة على فهم التغيير الذي حدث في النظام. دون تحليل مفصل ، وهذه الحقائق لا يجوز.. وقد كشفت حتى الساعة الاخيرة ، والتي ادت الى الماساه.

4 - ليس من الخطأ تحديد وتقييم المخاطر فى موحد الازياء

كما قدمت سابقا ، وهناك اربع خطوات لتنفيذ نظام لادارة المخاطر : تحديد وتقييم ، والاستجابة ، والوثيقة.

نظام تتبع طريقة واحدة الشعبية تتبع المخاطر ومن المقرر ان تبدأ بها بعد ان اعضاء فريق المشروع على تقديم هذه القضايا مشتركة في قاعدة بيانات مركزية. ورغم ان هذا قد يبدو من الصعب وضع ، واحد من هذا القبيل يمكن ان تكون قاعدة بيانات بسيطة لجداول البيانات اكسل مع مختلف الاعمده للقيام بما يلزم من معلومات.

وبمجرد رصد المخاطر التي تم تحديدها ، وأنهم ينبغي رصد اسبوعية (ربما يوميا في الاوقات الحرجه). النتيجة المرجوة من هذا التحليل هو محاولة لضمان وضوح 100 في المئة في المشروع. معيار واحد هو متابعة لضمان ان المراكز الثلاثة الاولى ويتم تحليل المخاطر على اساس اسبوعي (افضل حتى لو العشره الاولى يتم تحليل المخاطر). لمساعدة عملية الرصد ، ومن المفيد للفصل بين المخاطر بين تلك التي تتصل على المشروع (والتي ينبغي أن تكون أساسا استعرضها فريق المشروع مع بعض الرقابة من جانب اصحاب الاعمال) وتلك التي وحدها يمكنها أن تستجيب واصحاب المؤسسات.

استعراض التقييم والاستنتاج

وبالنظر الى اعلى اربعة اخطاء التي تبذل في المحافظة على وجود نظام لادارة المخاطر ، الاسءله التالية يمكن التوصل اليها ، وطلب من فريق المشروع ، وموثقه على النحو الى استجابات لها. وبالاضافة الى السؤال الاسءله ، من خلال المشي - ينبغي ان تؤديها لمراقبة المكونات الرئيسية لإدارة المخاطر. أهم الاسءله هي على النحو التالي :

- ان تكون لها فوائد ادارة المخاطر بصورة سليمة الى اصحاب المشاريع التجارية؟

- وقد تم توفير الوقت الكافي لتقييم المخاطر المرحلة من المشروع؟

- فرد بعينه وقد اسندت الى ضمان ان المشروع هو ادارة المخاطر انجزت؟

- لقد تم الانتهاء من المشروع في نطاق وموثقه اما من خلال النموذج او جاد الدورة؟

- جداول زمنيه للمشاريع التي تم استعراضها من قبل طرف مستقل لاعراض الجدول التفاؤل (سياسي ، ومواعيد نهائية محددة مسبقا)؟

- استنادا الى المهام المطروحة في المشروع ، ان يكون مناسبة للافراد أسندت ، سواء على مستوى مدير المشروع والمشروع في مستوى المهمة؟

- الموظف الارتياح وقد استخدمت تقنيات ، مثل تقديم المشوره المهنيه والاعتراف برامج؟

- وقد الرئيسية البائعين والتكنولوجيا قرارات تم على اساس كمي ، موثقه المقرر التحليل؟

أ - هل تتبع نظام ادارة المخاطر موجودة؟

- اذا كان الجواب نعم ، هل هذا النظام تحتوي على جميع من خطر تتبع العناصر الحاسمه.

- هي المخاطر عازلة الى تلك التي لا يمكن حلها من قبل فريق المشروع وتلك من جانب اصحاب الاعمال التجارية؟

- كم عدد المرات التي هي المخاطر وحلولها المقترحة رصدها؟