كيفية التحكم في ادارة المشاريع

Share

|

كما اكثر المنظمات التحرك الرسمي لأعمال المشروع ، يصبح بقدرة حاسمة لادارة تلك المشاريع. وأفضل طريقة للقيام بذلك هو اكثر فعالية من اجل وضع معايير لادارة المشاريع التي هي corporatewide ، أو على الأقل مدى نظم المعلومات (هو) الادارة. وتشمل هذه المعايير منهجيات ادارة المشاريع ودورات الحياة ، وكذلك مجموعات برمجيات لادارة المشاريع ، ادارة العملية ، ووقت المحاسبه.

هذه المادة يناقش منهجيات ادارة المشاريع ودورات الحياة ، ويستعرض بعض من أكثر من القواسم المشتركة لكل ، ويفسر ثلاثة انواع من البرمجيات الشاءعه الاستخدام لدعم المشروع نظم ادارة الشركات.

منهجيات ادارة المشاريع ودورات الحياة

ورغم ان يستطيع مديرو ادارة المشاريع دون منهجيه رسمية ، وبعد ان واحد ويمكن ان تكون كبيرة مساعده. هذا الباب ما يفسر ما هي منهجيات ادارة المشاريع والسبب في انها هامة ، ويعطي تاريخا موجزا للمنهجيات ادارة المشاريع. كما يحدد دورات الحياة ، ويصف بعض المشتركة هي دورات الحياة ، وكيف يفسر دورات الحياة وتتصل المنهجيات.

منهجيات ادارة المشاريع قد حولها منذ عقود ، ولكن الأول بدأ يتحول الشعبية في هو في اوائل السبعينات. هذه المنهجيات وعادة ما يكون من عنصرين. الاولى هي عملية شاملة لفعل الأشياء ، في حين أن الثانية تتكون من اشكال او قوالب المطلوبة في اجزاء محددة من تلك العملية. ورغم ان العملية نفسها هي منهجيه حقيقية ، ومعظم مديري المشاريع النظر في قوالب واشكال لتكون جزءا لا يتجزأ من المنهجيه. بيد ان معظم مديري المشاريع ايضا نتفق على ان النماذج وحدها لا تجعل منهجيه. منهجيات ادارة المشاريع هي مهمة لسببين. فهي ، اولا ، وتوحيد الطريقة التي تدير منظمة مشاريعه. وهذا يتيح للناس من اي مكان في المنظمه الى الحديث مع بعضهم بعضا باستخدام نفس المصطلحات والتعاريف لنفس تلك المصطلحات. عرض نهج متسق لادارة المشاريع عن طريق معايير تسمح ايضا لمديري المشاريع لتغطية لبعضها البعض اذا ما دعت الحاجة. والسبب الثاني ان المنهجيات والمهم انهم تقدم المبتدئ مديري المشاريع مع أدوات لإدارة المشاريع ، دون اشتراط طويل منحنى التعلم.

مشروع دورات الحياة بصفة عامة تسير جنبا الى جنب مع المشروع المنهجيات. هذه دورات الحياة كسر للمشروع الحياة الى سلسلة من المراحل او مراحل. نهاية كل مرحلة ويوفر المشروع استعراض نقطة مريحه لمعهد الادارة العليا ليذهب او لا يذهب المقررات ، ويسمح ايضا لمديري المشاريع لخطة المراحل التالية بمزيد من التفصيل. في حين ان المشروع دورات الحياة يمكن ان تكون لها مراحل عدة ، معظمها من ثلاث الى خمس. كما انها تشمل بعض انواع المشاريع البدء او الشروع في مشروع البناء او مرحلة التنفيذ ، وأخيرا ، تقييم المشاريع او استعراض ما بعد التنفيذ.

اختيار منهجيات ادارة المشاريع

للمنظمات التي لا تملك منهجيه او يبحثون عن الجديد واحد ، هذا الباب ما يفسر في البحث عن منهجيات ادارة المشاريع. وهو يناقش مزايا وعيوب في البيت مقابل بائع الموردة من المنهجيات ، وكذلك المعلبه مقابل المنهجيات حسب الطلب. ثم يصف الاكثر شعبية البائعين المنهجيات.

اولا ، استكشاف مزايا وعيوب البائعين المنهجيات في محله. أكبر فائدة ممكنة من احد البائعين ، هو ان منهجيه العمل التي تمت بالفعل ، والتى يمكن ان تؤدى الى انقاذ منظمة حرفيا سنوات من وضع داخلي منهجيه. البائع منهجيه كما تم اختبارها وثبت الى العمل ، وتوفير كل الوقت والصداع تشارك في عملية تمهيد أصل التجعيدات.

على الجانب السلبي ، ومع ذلك ، اشترت المنظمه تحتاج الى منهجيات لتغيير الممارسات القائمة على المباراة من تلك المنهجيه. اذا لم يحصل ذلك ، عندئذ يجب على المنظمه ان تخصيص البعض على الاقل من المنهجيه. هذه التحوير يمكن ان تتفاوت من طفيفة القرص للعملية ، لالتحوير خطيرة لدرجة ان المنهجيه التي تم شراؤها الاصلي هو طمس تقريبا.

عيب آخر من اشترى منهجيات هو سعرها. كثير من البائعين الموردة من منهجيات التكلفه 50،000 دولار او اكثر لترخيص دائم. وبالاضافة إلى ذلك ، بعض الباعه المسؤول عن الآلاف من الدولارات سنويا.

بعض من أكثر شعبية هو لمنهجيات وتشمل المشاريع تطوير اسلوب ديناميه نظم (dsdm) من شركة كومبيوتر أسوشييتس واعتزاز من computacenter.

تنفيذ منهجيات ادارة المشاريع

هذا الباب يوضح كيفية تنفيذ ادارة المشاريع المنهجيه. ويشمل المشروع انشاء كيفية عمل انهيار الهياكل (wbss) ، وكذلك تقدير ، والتتبع ، ومراقبة التغيير ، ومراقبة الجوده ، ومعايير الاتصالات. ثم يشرح كيفية التصرف في الادارات وتدريب العملاء على حد سواء فيما يتعلق المنهجيه والمعايير.

بمجرد ان المنظمه قد اختارت اما البائع او وضع منهجيه واحدة محاسبين ، وانها على استعداد لبدء طويلة ، في كثير من الأحيان مملا عملية انشاء المشروع المعايير. وفي حين ان بعض من اشترى منهجيات تأتي مع المعايير لمختلف مكونات المشروع ، وسوف المنظمات الحاجة الى وضع معايير لتلك التي لا تملك لها.

ايجاد wbs ، تقدير ، وتتبع المعايير

الاولى الموحدة المزمع انشاؤها هو كيف wbss المشروع سيتم إنشاؤه. منظمات كثيرة لتطوير المشاريع نماذج الاكثر شيوعا من انواع المشاريع التي تم وضعها في المنظمه ، وعندئذ بتحديد ان مديري المشاريع من اعمال هذه النماذج. وميزة هذا هو ان مديري المشاريع ليست "اعادة اختراع العجله" على كل مشروع. في هذا بدوره الى تسريع التخطيط ، ويتيح المشروع تتبع افضل. بعد wbs وضع معايير ، يجب على المنظمه ان تقرر كيف ستكون تقديرات من اجلها. Estima الأوروبيين ولا يمكن تحديد من آراء الخبراء ، والمتوسطات المرجحه ، والاحصاءات السابقة من مشاريع ، أو من التقنيات مثل نقطة مهمة التحليل. اذا كانت المنظمات المسار مشاريعها بدقة ودينيا ، يمكنهم استخدام الاحصاءات السابقة من مشاريع لتوفير أدق التقديرات. وهذا يبرز الحاجة الى معايير في تتبع المشاريع.

معظم المنظمات تستخدم بعض الآلي النوع من الوقت لحفظ حزمة المسار مرة ضد مشاريع. الوقت تتبع ثلاثة اغراض ذات الصلة بالمشروع. الاكثر اهمية هو بدقة القاضي حيث تقف المشروع الحالي. ولكن الاسباب الاخرى التي تكاد تكون هامة هي استخدامات الوقت تتبع لمشروع محاسبة التكاليف ، ولجمع البيانات - من اجل تقدير افضل التالية من المشروع. من اجل توفير أفضل قاعدة بيانات لتقدير المشاريع المستقبليه ، وينبغي ان تسمح هذه الطرود تتبع ضد كل مهمة في wbs ، مما يعزز الرغبة wbss القياسيه.

تغيير السيطرة ، ومراقبة الجوده ، ومعايير الاتصالات

معايير لمراقبة التغيير ، ومراقبة الجوده ، والاتصالات على نفس القدر من الاهميه لنجاح المشروع. مراقبة التغيير في هذا السياق لا يشير الى التغيرات في اداء نظم الانتاج ، وانما لاجراء تغييرات في المشروع نفسه. الاكثر شيوعا التعديلات يجب ان يدار هي نطاق التغييرات ، كما اعرب عموما حاجة لزيادة او وظيفة مختلفة. لأن التقديرات مبنية على وظيفة كما صمم في الاصل ، الى تغييرات وظيفيه الاولية سوف الاثر الواضح للمشروع من حيث التكلفه والجدول الزمني. لتقليل هذا الاثر ، لمراقبة التغييرات في سياسات مخطط مدير المشروع مجموعة من تقدير للموافقة على التغيرات ، وتوضح مستويات التصعيد والاجراءات. وفي حين ان هذين معايير يمكن التفاوض عليها في بداية كل مشروع ، مبادئ توجيهية عامة تستطيع ان تثبت مفيدة.

معايير الجوده في الادارة هو تميل الى تناول كيفية ادارة الاختبار والانتاج مقابض الدوران. وتشمل بعض الامثله في كيفية اختبار وحدة ، واختبار النظام ، ومستخدم اختبار القبول سيكون اداؤها. الاتصالات هي ايضا معايير هامة لنجاح المشاريع. والسبب الرئيسي في ذلك مشاريع التغيير بالقدر الذي تفعله هو ان احدهم قد أساء فهم الرسالة ، ان تكون عليه نظم الشخص او العميل. ويمكن للمنظمة ان تقلل الى حد كبير من عدد من التغييرات على المشروع في مراحل لاحقة عن طريق وضع مبادئ توجيهية واضحة الاتصالات خلال التخطيط ، وبعد ذلك باستمرار تحديث لكل من شارك في هذا المشروع كما تقدم ، والقيام بذلك بطريقة موحدة.

منهجيه التدريب

ولئن كان جذابا لبدء تدريب الموظفين على منهجيه جديدة في أقرب وقت ومن المختاره ، وهذا 'القفز البندقيه' يمكن ان تكون خطرة الى النجاح النهائي للمنهجيه التنفيذ. بالتأكيد ، هذه المنهجيه سوف يتطور الموظفين البدء في استعمالها ، ولكن ينبغي ان تكون هناك قاعدة للمعايير المعمول بها قبل التدريب ، خوفا من الموظفين ، كحد أدنى ، وتحتاج الى اعادة التدريب. في بعض المنظمات ، والموظفين الانجليز وبالفعل اختارت عدم استخدام هذه المنهجيه في كل حين - وضعت المعايير.

مؤقت على الاقل مع تتبع المشاريع ، وتقدير ، لمراقبة التغيير ، ومراقبة الجوده ، ومشروع معايير الاتصالات في المكان ، فان المنظمه على استعداد لاجراء هو الادارات وتدريب الزبائن. هذا التدريب يمكن تأديتها في ثلاث طرق : باستخدام خبراء استشاريين خارجيين ، الذين غالبا ما تطوير التدريب كذلك ؛ طريق داخلية الموظفين ؛ أو باستخدام مزيج من الاستشاريين والموظفين. اذا ارتأت المنظمه الجمع بين النهج ، وخبراء استشاريين خارجيين في كثير من الاحيان تطوير التدريب ، وعندها انهم تدريب موظفي الداخلية بشأن كيفية تقديم التدريب. وبما ان كلا من مديري المشاريع ويجب على المشاركين في المشروع فهم منهجيه جديدة ، فانه كثيرا ما يجعل الشعور قد منفصلتين الطبقات. فان اكثر تعمقا الطبقة ، لمشروع ماجستير nagers وقادة المشروع ، وتوفر دراسات الحاله المثاليه ، بحيث انها يمكن أن تؤدي فعلا الى ممارسة الحرجه اجزاء من المنهجيه. ورغم ان هذا النوع من التدريب في بادئ الامر يستغرق فترة اطول ، منحنى التعلم هو اقل حدة عندما مديري المشاريع وقادة تبدأ بعد على منهجيه "الحقيقي" المشاريع. تدريب للمشاركين في المشروع يمكن ان يكون اقل تفصيلا ، مع التركيز على دورها في المنهجيه الجديدة. وليست هناك حاجة على وجه التحديد وتدريبها على استخدام جميع القطع المنهجيه.

تنفيذ مشروع ادارة رزم البرمجيات

بينما انتقاء ما هو مناسب من رزم البرمجيات هو المهم ، ومن اكثر انتقادا لتنجح في تنفيذ هذه الطرود. يناقش هذا الباب الاختلافات بين البرامج الحاسوبيه لادارة المشاريع ، وادارة عملية البرمجيات ، والوقت برمجيات المحاسبه ، وثم يتناول مختلف الاساليب لتنفيذ هذه الطرود. وهو يناقش ايضا مزايا وعيوب كل نهج ، والخطوط العريضه لعملية التنفيذ الناجح. ورغم أن هناك العديد من ادوات البرمجيات على السوق اليوم لمساعدة مديري المشاريع وادارة مشاريعهم ، وبعد هذه الادوات لا تجعل مدير المشروع. وما زال يتعين على مديري المشاريع التسعه أداء الكفاءات الأساسية للإدارة المشاريع التي حددها معهد ادارة المشاريع ، مشروع دولي لادارة نقابه مهنيه. لا يزال ، بعد ان هذه الطرود وبالتأكيد يمكن ان يجعل اداء هذه المهام أقل مشقه.

حزمة أنواع

ادارة المشاريع المتصله ادوات البرمجيات عموما تنقسم الى ثلاث فئات من البرامج الحاسوبيه لادارة المشاريع ، وادارة عملية البرمجيات ، والوقت برمجيات المحاسبه. ادارة المشاريع اداء جدولة مجموعات البرمجيات ، فضلا عن محدوديه تتبع المشروع. وهي تفعل ذلك عن طريق السماح لمديري المشاريع لدخول wbss المشروع ، واسناد المهمة المشتركة بين التابعة لها ، وتخصيص الموارد ، وتخصيص جهد / التقديرات لعمل كل مهمة. متى دخلت هذه هي الأساسيات ، وتحسب هذه الاداه ويعرض الجدول الزمني للمشروع ، وكثيرا ما بالرسوم والصور ، اما عن طريق غانت الخرائط او بالربع / بألف ظهور (برنامج التقييم ومراجعة التقنيه / طريقة المسار الحرج (شبكة الخرائط.

بعد الجداول الاولية للمشروع انشئت ، والادوات التي تسمح لمديري المشاريع اساس الجدول الزمني الاصلي ، وتتبع تقدم المشروع ضد هذا الجدول الزمني. منذ بعض من أدوات لإدارة المشاريع بشكل افضل في هذه تتبع أكثر من غيرها ، ويجب على المنظمات تزن مدى اهمية تتبع السمة لهم عند تحليل واختيار مجموعة برمجيات خاصة. تقييم هذه السمة اهمية خاصة لان تتبع امر حاسم لمستقبل المشروع والتخطيط. المنخفضه نهاية ادارة المشاريع تشمل مجموعات ام اس - المشروع من شركة مايكروسوفت وsuretrak من primavera. المنخفضه نهاية مجموعات تكلف حوالي 500 دولار ، ويتاح له ما يكفي من جدولة الخصائص ، ولكن عادة ما تكون أقل قوية تتبع السمات. المتوسطة المدى لإدارة المشاريع وتشمل المشاريع المبرمج مجموعات من scitor وكاليفورنيا - superproject من شركة كومبيوتر اسوشييتس. منتصف المدى مجموعات عموما افضل الجدول - الإقتداء السمات ، تتبع افضل ، وتحسين قدرات الانتاج ، ولكن لأنه يدفع المشتري. وهي تتراوح في السعر من 1000 دولار الى 2000 دولار. رفيعة نهاية ادارة المشاريع تشمل الطرود primavera مخطط المشروع ، وعادة ما تسمى p3. الرفيع نهاية مجموعات تشمل ملامح منتصف منتجات المراعي ، ولكن ايضا ميزة أفضل مشاريع متعددة القدرات المناوله.

وبدلا من التركيز على جدولة المشاريع وتتبع ، عملية ادارة حزم تسمح لمديري المشاريع بسهولة اكبر خطة مشاريعها. النمطيه عملية ادارة مجموعات تأتي مع الموحدة ، بعد تخصيص ، نماذج لمجموعة واسعة من مشاريع نظم المعلومات. ولكن ، خلافا للنماذج التي تأتي مع بعض مجموعات لادارة المشاريع ، وهذه النماذج توحي علاقات التبعيه بين المهام ، وتوحي نوع من المهارات اللازمة لاداء كل مهمة ، وعموما تقدم أيضا مجموعة متنوعة من تقنيات وتقدير المسافة. عملية ادارة حزم تشمل عملية لا تنقطع من شركة كومبيوتر اسوشييتس ، والذي يشمل عملية مهندس.

اما النوع الثالث من ادارة المشاريع المتصله البرمجيات هي المرة برمجيات المحاسبه. هذه الطرود ان يسمح للأفراد ومديري المشاريع الى المسؤول عن الساعات الفعليه للعودة الى مهام المشاريع. انهم يفعلون ذلك عن طريق انشاء شبكة الانترنت ورقية الوقت صحائف ، وتسجيل كل عضو فريق المهام. عضو الفريق ثم يتتبع الساعات التي انفقت على كل مهمة ، و، عادة ، ان تاريخ كل مهمة قد بدأت بالفعل ، فضلا عن ان تاريخ كل المهمة انجزت. هذه المعلومات ثم نقل الى ادارة المشاريع مهما في استخدام حزمة في المنظمه. في حين ان الوقت برمجيات المحاسبه ج احد ان يستخدم دون التكامل مع ادارة المشاريع حزم ، وعندما المتكامله ، ويمكن ان يبسط الى حد كبير ويصعب أحيانا تتبع مهام ادارة المشاريع في مجموعات.

مثال وقت المحاسبه هو timesheet مجموعات مهنيه من timeslips.

تنفيذ حزم

بالتأكيد ، فهو يساعد مديري المشاريع وادارة مشاريعهم بشكل اكثر فعالية اذا ما كسر اسفل الى مراحل المشاريع ، الانشطه ، والمهام. وبالمثل ، مجموعة برمجيات تنفيذ يميل الى ان يكون اكثر فعالية عندما مراحل ولكن للأسف ، في حماسة ل"احصل الحالية ،" كثيرا ما تحاول المنظمات من اجل تنفيذ الكثير من التغييرات على الفور. وهكذا المنظمات سابقا ان لم يكن في جميع الادوات قد تحصل ثلاثة او اكثر. قبول تلك الادوات ، وحتى احيانا لي thodology ، الشواقيل.

منظمات لنبدأ من الصفر مع ادارة المشاريع المتصله ادوات البرمجيات ، حسب الترتيب التالي يمكن ان تساعد بشكل هائل في التنفيذ :

§ وقت المحاسبه حزم. هذه الطرود ينبغي الاخذ الاولى لانها تؤثر على اكبر عدد من الناس. وعند استخدام هذه العبوات ، والجميع على فريق مشروع لتتبع حالته الوقت ، وانه كثيرا ما تكون بمثابة الصدمه على الناس الذين لم يسبق لهم قد لتتبع الوقت قبل. عندما الوقت الذي ينفذ نظام المحاسبه ، ومن الناقد الاباما ان يفهم الناس ان الغرض ليس الى الشرطة عملهم. وبدلا من ذلك ، والهدف هو جمع بيانات دقيقة عن كيفية حاليا مشروع يجري ، وبناء قاعدة بيانات دقيقة لتقدير المشاريع المستقبليه.

§ ادارة المشاريع حزم. المنظمه سيكون جاهزا لتوحيد ادارة المشاريع على مجموعة برمجيات ثلاثة الى ستة اشهر بعد ان يقدم حزمة وقت المحاسبه. مديري المشاريع وينبغي ان يشارك في اختيار هذا المعيار. خلاف ذلك ، أداة تنفيذ ستكون اكثر صعوبة لان مديري يشعرون بأنهم لم تدرج ، او لا نفهم سبب اختيار اداة محددة. وبعد مجموعة اساسية من مديري المشاريع الداعمة المختاره أداة تمكن الشركة لادراجها في اجراء اختبار تجريبي ، كرها للنظام ، والنظام في التدريب. وهذا أيضا أشكال أساسية مجموعة الدعوة لاداة جديدة.

§ عملية ادارة حزم. في آخر ثلاثة الى ستة اشهر بعد ادارة المشروع هو عرض حزمه ، ومديري المشاريع ستكون جاهزه لمزيد من شحذ على مهارات ادارة المشاريع. مع عدد قليل من المشاريع تحت الاحزمه باستخدام وقت المحاسبه وادارة المشاريع الادوات ، وانها ستكون قادرة على اكمل عملية دمج ادوات الادارة الجديدة في مشروعهم عملية التخطيط. ولكن اذا كانت عملية إدارة الأدوات هي عرض من السابق لأوانه ، ومديري المشاريع قد لا يكون لديها ما يكفي من الخبرة الحقيقية المشروع الى نقدر الفوائد من عملية معقدة بعض الشيء أدوات الادارة.

خاتمة

المشاريع الناجحة أهمية حاسمة بالنسبة لنجاح ليس فقط من مديري المشاريع ، ولكن لادارة الجامعة - وحتى الى الشركة. انتقاء ما هو مناسب من منهجيات ادارة المشاريع ودورات الحياة ، ودعم هذه البلدان مع حسن ادوات البرمجيات ، ويمكن ان يساعد بدرجه هاءله مع نجاح المشروع.